Cách chọn giấy photocopy cho doanh nghiệp: hướng dẫn 2026

Giấy photocopy là khoản chi định kỳ nhỏ trong ngân sách văn phòng, nhưng ảnh hưởng đến tốc độ in ấn, độ bền máy photo, chất lượng tài liệu đối ngoại và cả sức khoẻ nhân viên ngồi gần máy in. Chọn sai loại giấy sẽ dẫn đến kẹt giấy liên tục, tốn mực, tài liệu nhạt màu hoặc bụi giấy phát tán trong không khí. Bài viết này tổng hợp các tiêu chí thực dụng để bộ phận hành chính, mua hàng có thể chọn đúng giấy ngay từ lần đặt đầu tiên.

1. Định lượng giấy (gsm) — tiêu chí quan trọng nhất

Định lượng là khối lượng giấy trên một mét vuông, đo bằng gsm (grams per square meter). Cùng kích thước A4, giấy 70gsm nhẹ hơn 80gsm khoảng 14%. Đây là chỉ số đầu tiên cần xác định trước khi chọn nhãn hiệu.

70gsm — phù hợp in/copy nội bộ số lượng lớn: báo cáo nội bộ, bản nháp, hoá đơn không cần lưu trữ lâu. Giá rẻ, tiết kiệm ngân sách. Hạn chế: in 2 mặt dễ bị thấu mực nếu mực đậm.
80gsm — chuẩn mực cho văn bản chính thức, hợp đồng, thư đối ngoại, in 2 mặt sạch sẽ. Đa số doanh nghiệp Việt Nam dùng 80gsm làm mặc định cho công văn ra ngoài.
100gsm trở lên — dùng cho brochure, profile công ty, hồ sơ thầu, in màu chất lượng cao. Giấy 120–160gsm tương đương card visit; 200gsm+ thuộc nhóm bìa.

Một mẹo nhỏ: cùng định lượng, giấy hai mặt cán chặt sẽ cảm giác mỏng hơn nhưng thực chất bền và in 2 mặt tốt hơn giấy được làm xốp bằng phụ gia. Giấy xốp dễ tốn mực và sinh bụi.

Giấy Double A 70gsm A4 — định lượng phổ biến cho copy nội bộ — Giấy 70gsm phù hợp in nội bộ số lượng lớn — chi phí thấp, tốc độ nạp giấy nhanh.

2. Độ trắng và độ sáng — đừng nhầm lẫn

Hai khái niệm thường bị quảng cáo lập lờ:

Độ trắng (whiteness), đo bằng CIE, phản ánh dải khuếch tán phản xạ ánh sáng của giấy trên toàn dải quang phổ khả kiến. Đây là thuật ngữ về ngoại quan.
Độ sáng (brightness) chỉ đo hệ số phản xạ ở bước sóng 457nm (xanh lơ nhạt). Cao không có nghĩa là trắng — cao chỉ nghĩa là bóng và bắt mắt.

Trong thực tế mua hàng:

CIE 90–120: giấy phổ thông, in nội bộ.
CIE 130–150: tài liệu đối ngoại, mặt giấy sạch.
CIE 160+: cao cấp; PaperOne 167 CIE là một ví dụ.

Về tông màu: trắng ngà (Châu Âu ưa chuộng) ít chói, đỡ mỏi mắt khi đọc liên tục — phù hợp tài liệu nội bộ và môi trường trường học. Trắng xanh (Châu Á phổ biến) bắt mắt và "sang" hơn, phù hợp tài liệu đối ngoại, brochure. Đừng cho rằng "trắng hơn là tốt hơn" — nhiều loại giấy đạt độ trắng cao bằng phụ gia hoá học hoặc bột tái chế tẩy trắng, dễ phát bụi và gây hại mắt khi sử dụng lâu dài.

Giấy bãi bằng A4 trắng ngà — phù hợp tài liệu nội bộ — Giấy trắng ngà tự nhiên — bảo vệ mắt khi đọc lâu, tiết kiệm cho văn bản nội bộ và trường học.

3. Các thông số khác cần biết

Ngoài định lượng và độ trắng, ba thông số sau ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm sử dụng:

Độ ẩm — chuẩn 4–6%. Giấy ẩm hoặc khô quá đều dễ kẹt máy. Khi mua, kiểm tra ream còn nguyên bao bì nylon, không bị nhăn.
Độ mịn (smoothness) — bề mặt cán phẳng giúp mực bám đều, in 2 mặt không nhoè. Giấy được cán mịn cảm giác mịn khi sờ.
Độ ổn định kích thước — giấy chất lượng kém co giãn theo độ ẩm, dẫn đến kẹt khi nạp tự động hoặc lệch khi in 2 mặt.

Về kích thước: A4 (210×297mm) là chuẩn phổ biến nhất cho văn phòng. A5 (148×210mm) cho biên lai, hoá đơn nhỏ. A3 (297×420mm) cho bản vẽ, sơ đồ, brochure khổ lớn. Khi mua, kiểm tra bao bì ghi đúng kích thước — một số đại lý đóng nhầm A4 sang khay A3.

4. Các nhãn giấy phổ biến tại Việt Nam

Thị trường giấy photocopy ở Việt Nam khá phong phú. Dưới đây là các nhãn được dùng nhiều nhất, xếp theo phân khúc:

Phân khúc cao cấp

Double A (Thái Lan) — phổ biến nhất; ổn định, in 2 mặt tốt, mặt giấy trắng đều. Có cả 70gsm và 80gsm, A4 và A3. Dễ tìm, giá cạnh tranh với phân khúc cao cấp.
PaperOne (Indonesia) — sản xuất từ bột keo Acacia, đạt 167 CIE. Áp dụng công nghệ ColorLok giúp mực khô nhanh, màu sắc trung thực, không lem khi in màu. Phù hợp tài liệu trình bày, in màu chất lượng cao.

Phân khúc trung

IK Plus / IK Yellow (Indonesia) — giấy trắng vừa, in 2 mặt ổn, giá tốt. Đơn vị mua số lượng lớn để in báo cáo, tài liệu nội bộ thường chọn IK.
Excel — phân khúc trung, có cả 70 và 80gsm, A4/A3/A5. Được dùng nhiều cho in hoá đơn, copy tài liệu thường nhật.

Phân khúc tiết kiệm

Giấy bãi bằng (sản xuất tại Việt Nam) — trắng ngà 60–70gsm, giá thấp nhất. Phù hợp in nội bộ, copy bản nháp, tài liệu không cần lưu trữ dài. Nhược điểm: bụi giấy nhiều hơn, độ ổn định thấp hơn nhãn nhập khẩu.

Giấy in Excel 80gsm A4 — phân khúc trung — Excel 80gsm — chọn ổn định cho hoá đơn, tài liệu thường nhật.

5. Checklist chọn giấy theo nhu cầu doanh nghiệp

Để rút gọn quy trình lựa chọn, đây là khuyến nghị theo mục đích sử dụng thực tế:

Nhu cầu	Định lượng	Nhãn gợi ý
In/copy nội bộ số lượng lớn	70gsm	Double A 70, IK Plus, Giấy bãi bằng
Văn bản đối ngoại, hợp đồng	80gsm	Double A 80, PaperOne, IK 80
In màu, brochure, profile	100–160gsm	PaperOne ColorLok, giấy couché
Bản vẽ kỹ thuật, sơ đồ A3	80gsm A3	Double A A3, Excel A3
Hoá đơn, biên lai A5	70gsm A5	Excel A5, các nhãn 70gsm

Giấy Double A 80gsm A3 — kích thước lớn cho bản vẽ, sơ đồ — Double A 80gsm A3 — chọn cho bản vẽ kỹ thuật, sơ đồ tổ chức, brochure khổ lớn.

6. Mua giấy số lượng lớn — tiết kiệm thế nào?

Giấy photocopy là mặt hàng có chiết khấu rõ rệt theo số lượng. Một số nguyên tắc khi mua sỉ:

Đặt theo ream hoặc thùng (1 thùng = 5 ream = 2.500 tờ). Giá/ream giảm rõ rệt khi đặt từ 1 thùng trở lên.
Mua hỗn hợp định lượng theo nhu cầu: ví dụ một văn phòng 50 nhân viên có thể đặt cùng lúc 70gsm cho in nội bộ và 80gsm cho công văn — báo giá hợp đồng dễ hơn.
Tính tồn kho hợp lý: giấy nên dùng trong vòng 6 tháng kể từ ngày sản xuất để đảm bảo độ ẩm. Đừng trữ quá nhiều nếu kho không kiểm soát được nhiệt độ.
Yêu cầu hoá đơn VAT đầy đủ — đặc biệt khi mua qua đại lý cá nhân. Tránh nguồn không rõ xuất xứ.

Tíc Tắc cung cấp đầy đủ các nhãn giấy photocopy phổ biến trên thị trường — từ Double A, PaperOne, IK đến giấy nội địa giá tốt. Xem toàn bộ danh mục giấy in và giấy photo, hoặc gửi danh sách cần đặt để CSKH báo giá trong vòng 30 phút và giao trong ngày tại TP.HCM.