Các loại giấy in văn phòng phẩm: 6 loại phổ biến và cách chọn theo mục đích

"Giấy in" trong văn phòng không chỉ có A4 80gsm. Tuỳ mục đích — in văn bản nội bộ, in màu brochure, in hoá đơn, scan ảnh khách — bạn cần loại giấy khác nhau với định lượng, lớp phủ bề mặt, và độ trắng riêng. Bài viết tổng hợp 6 loại giấy in phổ biến nhất trong văn phòng B2B Việt Nam và hướng dẫn chọn theo mục đích sử dụng cụ thể.

1. Giấy in offset / giấy photocopy (uncoated)

Đây là loại giấy phổ biến nhất trong văn phòng — không phủ bề mặt (uncoated), thiết kế để mực thấm vào sợi giấy. Đặc điểm:

• Định lượng phổ biến: 70gsm (in 1 mặt nội bộ) và 80gsm (in 2 mặt, văn bản chính thức).
• Bề mặt: nhẵn vừa, có "lỗ thở" cho mực thấm — vì vậy phù hợp cả in laser (toner sấy nóng) và in phun (mực nước).
• Sử dụng: in văn bản đen trắng, photocopy, in hợp đồng, biên bản, báo cáo nội bộ.
• Nhãn phổ biến: Double A, PaperOne, IK Plus, Excel, giấy bãi bằng Việt Nam.

Chiếm ~80% lượng tiêu thụ giấy của văn phòng phổ thông.

2. Giấy couché (coated paper)

Có lớp phủ kaolin / calcium carbonate trên bề mặt — tạo độ bóng và mịn cao. Mực không thấm vào trong giấy, đậu lên trên lớp phủ → màu sắc rực rỡ, sắc nét.

• Định lượng phổ biến: 100–350gsm. Couché 100–120gsm cho catalogue lật trang; 200–300gsm cho bìa.
• 2 loại bề mặt:
  • Couché bóng (gloss): bóng cao, ảnh rực rỡ — phù hợp brochure quảng cáo, poster.
  • Couché mờ (matte): bề mặt không phản chiếu — phù hợp profile công ty, sách báo cáo cao cấp, vì đọc không chói mắt.
• Sử dụng: brochure, profile công ty, catalogue sản phẩm, name card cao cấp.
• Lưu ý: không dùng để in 2 mặt với máy in laser văn phòng phổ thông — lớp phủ có thể bị "nóng chảy" và dính trục in. Cần máy chuyên dụng hoặc gửi nhà in.

3. Giấy in ảnh (photo paper)

Có lớp phủ siêu mịn + tráng đặc biệt để hấp thụ mực phun nhanh, cho ảnh chất lượng cao. Chỉ dùng với máy in phun (inkjet), KHÔNG dùng máy laser.

• Định lượng: 115–230gsm. 115gsm cho ảnh tài liệu internal; 180–230gsm cho ảnh in trưng bày, in studio.
• Bề mặt: bóng (glossy) cho ảnh chân dung, sản phẩm; mờ (matte) cho tài liệu trình bày, certificate.
• Sử dụng: in CV có ảnh, certificate, ảnh sản phẩm đính kèm catalogue, ảnh team building treo văn phòng.

4. Giấy cảm nhiệt (thermal paper)

Có lớp hoá chất nhạy nhiệt — khi máy in nhiệt áp đầu đốt nóng lên > 60°C, hoá chất chuyển màu đen tạo ra chữ. Không cần mực.

• Định dạng: cuộn (K57 / K80 — số là chiều rộng mm), không phải khổ A.
• Sử dụng: in hoá đơn POS (siêu thị, quán ăn), in bill thanh toán, in mã vận đơn giao hàng.
• Hạn chế: phai màu sau 6–12 tháng dưới ánh nắng; không phù hợp lưu trữ dài hạn (hoá đơn quan trọng phải scan lưu kỹ thuật số).

5. Giấy carbon / giấy in liên tục

Giấy có lớp carbon hoặc lớp tự sao chép (carbonless) — viết/in mặt trên thì các mặt dưới tự ra chữ. Dùng cho hoá đơn 2–4 liên.

• Định dạng: A4 hoặc khổ liên tục (continuous form) cho máy in kim.
• Sử dụng: hoá đơn bán hàng, phiếu xuất kho, phiếu giao nhận — cần ký 1 lần ra nhiều bản. Vẫn còn phổ biến ở doanh nghiệp truyền thống chưa số hoá hoàn toàn.
• Lưu ý: giấy carbon có dầu carbon dễ làm bẩn tay + máy in; giấy tự sao chép (NCR) sạch hơn nhưng đắt hơn 20–30%.

6. Giấy bìa / giấy ép card

Định lượng cao (250–400gsm), dùng cho bìa profile, name card, thẻ. Thường có thêm lớp ép nhựa (laminate) để bền và sáng.

• Card visit: 300gsm couché matte / glossy + ép nhựa mờ; kích thước chuẩn 90×54mm.
• Bìa hồ sơ: 250–300gsm + có sẵn lỗ đóng gáy hoặc acco.
• Thẻ ép: 250–350gsm + lớp ép nhựa dày — dùng cho thẻ nhân viên, thẻ vào cổng.

Bảng tổng hợp: chọn giấy theo mục đích

FAQ

Có thể in giấy couché trên máy in laser văn phòng được không?

Couché < 120gsm thường ổn nhưng nguy cơ cao lớp phủ chảy bám vào trục sấy, làm hỏng máy. Couché > 150gsm cần máy in laser chuyên dụng (hỗ trợ heavy stock) hoặc gửi nhà in. Đọc datasheet máy in để biết giới hạn định lượng tối đa.

Có nên trữ nhiều loại giấy khác nhau trong văn phòng không?

Trữ tối thiểu 2 loại: giấy photocopy 80gsm (in văn bản hàng ngày) và giấy in ảnh / couché (cho in màu khi cần). Brochure / poster định lượng cao thì đặt theo từng dự án qua nhà in — không tồn kho.

Xem danh mục giấy in & photo của Tíc Tắc — đầy đủ 6 loại trên với nhiều nhãn hàng và định lượng. Gửi danh sách để CSKH tư vấn loại phù hợp nhu cầu in cụ thể.