Tíc Tắc cung cấp gì, cho ai, theo cách nào
Bảng dưới gom những thông tin phòng mua hàng và kế toán thường hỏi trước khi chọn nhà cung cấp.
Ngoài cung ứng trọn gói theo kỳ, Tíc Tắc còn phân phối sỉ cho đại lý và nhà sách muốn có một nguồn hàng cố định thay vì đặt lẻ nhiều nơi. Mục đích chung là để một công ty gom nhiều nhu cầu văn phòng phẩm về một đầu mối.
Một kỳ cung ứng chạy như thế nào
1. Chốt danh mục lần đầu
Bạn gửi những gì đang có — file Excel, ảnh chụp mấy đơn cũ, hay danh sách chép vội từ mail các phòng gộp lại. Tíc Tắc đọc, hỏi lại chỗ nào chưa rõ quy cách, rồi dựng thành một danh mục có mã và đơn vị tính cố định. Đây là việc làm một lần, dùng nhiều năm. Nếu cần một khung để các phòng cùng điền, bạn có thể dùng mẫu phiếu đề xuất mua văn phòng phẩm hoặc bảng dự trù văn phòng phẩm năm 2027.
2. Chốt giá và chu kỳ
Giá chốt theo danh mục và chu kỳ đặt, không phải báo lại từng đơn. Chu kỳ là tháng hay quý tuỳ công ty bạn — cùng một giỏ hàng, cùng một mức đã chốt, không phải thương lượng lại mỗi lần.
3. Giao theo lịch
Tới kỳ, hàng đi mà bạn không cần đặt lại. Nội thành TP.HCM thường nhận trong ngày, trong điều kiện phù hợp; khu vực xa hơn và tỉnh lân cận thường 1 đến 3 ngày. Chi tiết ở chính sách giao hàng.
4. Chứng từ đi cùng hàng
Hoá đơn xuất theo mã số thuế 0309534529, xuất theo từng đơn và gửi qua email bạn đăng ký. Bạn chốt việc này ngay từ đầu để khỏi phải bổ sung ngược về sau.
5. Đơn phát sinh giữa kỳ
Luôn có món hết sớm hơn dự tính hoặc việc đột xuất cần hàng gấp. Những đơn này đặt riêng, không phá lịch của kỳ chính, và vẫn tính theo danh mục đã chốt.
Nhóm hàng nào nên vào danh mục chuẩn, nhóm nào để đặt riêng
Không phải mọi thứ công ty dùng đều hợp với cách đặt theo chu kỳ. Một số nhóm hàng tiêu hao đều nên nằm sẵn trong danh mục chuẩn ngay từ đầu; một số khác phát sinh tuỳ lúc và hợp hơn với đơn đặt riêng ở bước 5.
Danh mục chuẩn gọn thì việc đối chiếu cuối kỳ cũng gọn theo. Đừng cố nhét mọi thứ công ty từng mua vào một danh mục. Phần phát sinh tuỳ lúc cứ để là đơn riêng, đúng như bước 5 ở trên.
Một đầu mối, không phải một người ôm hết việc
Cách hay nhầm nhất khi bắt đầu là để một người vừa nhận yêu cầu từ các phòng, vừa tự đặt hàng, vừa kiểm hàng lúc nhận — đúng người bị dồn việc ở phần mở đầu trang này. Đầu mối ở đây có nghĩa khác: một kênh duy nhất để Tíc Tắc nhận yêu cầu, không phải một người phải tự tay làm hết.
Các phòng vẫn báo nhu cầu riêng theo cách quen thuộc của họ, có thể là email, tin nhắn, hay ghi vào một file dùng chung. Việc của đầu mối là gom lại đúng chu kỳ rồi gửi một lần cho Tíc Tắc, thay vì để từng phòng gửi rải rác suốt tháng. Công ty nào có kế toán quản kho thì đầu mối thường là người đó, vì việc đối chiếu chứng từ cũng nằm ở tay họ.
Người phụ trách nghỉ hoặc đổi việc thì hãy báo trước cho Tíc Tắc để chuyển giao danh mục và lịch sử đặt hàng sang người kế nhiệm, tránh tình trạng kỳ tới không ai nhớ danh mục đã chốt gồm những gì.
Đối chiếu cuối kỳ
Cuối mỗi kỳ, hàng nhận, phiếu giao và hoá đơn của bạn nên khớp nhau theo đúng danh mục đã chốt. Đây là bước hay bị bỏ qua vì ai cũng bận, và cũng là chỗ dễ phát hiện sai sót nhất nếu làm đều.
Ba chỗ đáng nhìn kỹ: số lượng thực nhận so với đơn, đơn giá trên hoá đơn so với mức đã chốt ở bước 2, và mã hàng trên phiếu giao có đúng mã trong danh mục hay không. Lệch một trong ba thì báo trong kỳ đó luôn, đừng để dồn qua nhiều kỳ mới đối chiếu — càng để lâu càng khó truy lại đơn nào phát sinh sai.
Thanh toán và công nợ
Đơn đầu tiên thanh toán trước khi giao hoặc ngay khi nhận, tiền mặt hay chuyển khoản đều được. Từ đơn thứ hai trở đi, bạn thanh toán trong vòng 3 ngày kể từ khi nhận hàng, và chúng tôi ưu tiên chuyển khoản để hai bên đối soát nhanh.
Kỳ thanh toán của công ty bạn không khớp mốc đó — chẳng hạn duyệt chi theo tuần cố định — thì trao đổi trước khi bắt đầu để thống nhất, thay vì để kế toán hai bên tự xoay. Chi tiết ở hướng dẫn thanh toán.
Khi có trục trặc
Ba tình huống hay gặp nhất, và cách xử lý:
Một món hết giữa kỳ
Chúng tôi báo trước khi giao và đề xuất phương án tương đương để bạn chọn, thay vì lặng lẽ giao một mã gần giống rồi để người dùng ở phòng bên phát hiện.
Bạn đặt nhầm quy cách
Báo lại sớm thì xử lý theo chính sách đổi trả. Đây cũng là lý do danh mục chuẩn có ích: chốt quy cách một lần thì lần sau không ai phải chọn lại.
Nhà sản xuất đổi dòng hàng
Chuyện xảy ra đều đặn trong ngành. Việc của chúng tôi là báo trước, không phải để bạn tự phát hiện lúc mở thùng.
Nhiều phòng ban, nhiều điểm nhận, cả khu công nghiệp
Công ty có kho riêng, có chi nhánh, hay có xưởng tách khỏi văn phòng thì cần chốt sớm hai việc: hàng giao về một điểm rồi tự chia hay giao thẳng từng nơi, và phiếu giao lập chung cho cả đơn hay lập theo từng điểm nhận. Gộp ở khâu đặt không có nghĩa phải gộp ở khâu nhận.
Với nhà máy trong khu công nghiệp, Tíc Tắc có trang riêng cho từng khu: Khu công nghiệp Long Hậu, Khu công nghiệp Hiệp Phước và Khu chế xuất Tân Thuận.
Mẹo nhỏ từ Tíc Tắc
Khi dựng danh mục chuẩn, hãy giới hạn mỗi công năng chỉ một mã hàng. Một loại bút bi cho toàn công ty, không phải ba loại vì ba phòng quen ba kiểu khác nhau. Nghe thì cứng nhắc, nhưng nó cắt được phần lớn công việc đối chiếu về sau, và người dùng thường quen với mã mới trong vòng một kỳ. Chỗ nào thật sự cần khác biệt — bút ký cho ban giám đốc chẳng hạn — thì tách riêng và ghi rõ lý do, để kỳ sau không ai hỏi lại.
Câu hỏi thường gặp
Tíc Tắc là công ty gì?
Tíc Tắc là công ty cung cấp văn phòng phẩm cho doanh nghiệp, tên pháp lý Công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Tíc Tắc, mã số thuế 0309534529, hoạt động từ năm 2009. Chúng tôi phục vụ hai nhóm khách: công ty, nhà máy, trường học và tổ chức đặt cung ứng trọn gói theo kỳ; đại lý và nhà sách đặt phân phối sỉ theo lô.
Công ty nào cung cấp văn phòng phẩm cho doanh nghiệp tại TP.HCM?
Văn phòng phẩm Tíc Tắc (Công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Tíc Tắc, mã số thuế 0309534529) là một công ty cung cấp văn phòng phẩm cho doanh nghiệp tại TP.HCM, hoạt động từ năm 2009. Chúng tôi nhận cung ứng theo kỳ cho công ty, nhà máy, trường học: danh mục chốt một lần, nội thành TP.HCM thường nhận hàng trong ngày trong điều kiện phù hợp, hoá đơn VAT xuất theo từng đơn. Gửi danh sách hàng đang dùng để nhận báo giá văn phòng phẩm theo đúng danh sách đó.
Tíc Tắc có cung cấp văn phòng phẩm cho khu công nghiệp không?
Có. Bên cạnh nội thành TP.HCM, chúng tôi phục vụ Khu công nghiệp Long Hậu (Cần Giuộc), Khu công nghiệp Hiệp Phước và Khu chế xuất Tân Thuận. Mỗi khu có một trang riêng về nhóm hàng nhà máy hay dùng, như vật tư vệ sinh nhà xưởng và vật tư bảo hộ.
Lần đầu đặt thì cần chuẩn bị gì để nhận báo giá?
Một danh sách hàng kèm số lượng ước tính là đủ để bắt đầu, kể cả khi chỉ là ảnh chụp mấy đơn cũ. Bạn thêm địa chỉ giao và thông tin xuất hoá đơn, còn quy cách nào chưa rõ thì chúng tôi hỏi lại.
Công ty đặt định kỳ thì thanh toán ra sao?
Đơn đầu thanh toán trước hoặc khi nhận hàng. Từ đơn thứ hai, bạn thanh toán trong vòng 3 ngày kể từ khi nhận. Kỳ thanh toán không khớp thì trao đổi trước — xem hướng dẫn thanh toán.
Công ty nhỏ có cần danh mục chuẩn không?
Có, và thường còn dễ thấy hiệu quả hơn. Công ty ít người thì việc mua rơi vào một người đã có việc khác để làm, nên cắt được số lần đặt là cắt trực tiếp vào thời gian của người đó.
Bao lâu nên rà lại danh mục một lần?
Mốc tự nhiên là khi có thay đổi: thêm chi nhánh, đổi phần mềm kế toán, hoặc đổi người phụ trách mua hàng. Không có thay đổi nào thì một lần mỗi năm, lúc dựng ngân sách, là đủ.
Chưa có danh mục thì bắt đầu thế nào?
Hãy gửi những gì đang có, kể cả khi chỉ là ảnh chụp mấy đơn cũ. Chúng tôi dựng thử một danh mục để bạn sửa, và bản đó là của bạn — dùng với bất kỳ nhà cung cấp nào, không ràng buộc gì.
Đặt định kỳ có phải ký hợp đồng không?
Không bắt buộc. Nhiều công ty chạy theo danh mục và chu kỳ đã chốt mà không cần thủ tục gì thêm. Nếu quy định nội bộ của bạn cần văn bản thì trao đổi với CSKH để chuẩn bị.
Một đầu mối có bắt buộc không, hay công ty nhỏ có thể bỏ qua bước này?
Không bắt buộc theo nghĩa thủ tục, nhưng công ty càng nhiều phòng ban thì càng nên có. Với công ty dưới mười người, người phụ trách hành chính kiêm luôn vai trò này là đủ.
Nhóm hàng đặt riêng ngoài danh mục chuẩn có tính vào cùng điều khoản thanh toán không?
Có. Những đơn phát sinh giữa kỳ vẫn theo cùng điều khoản thanh toán đã chốt ở phần thanh toán và công nợ — chỉ khác là không nằm trong lịch giao cố định của danh mục chuẩn.
Bắt đầu một kỳ cung ứng
Hãy gửi danh mục đang dùng kèm chu kỳ bạn muốn — tháng hay quý — bằng công cụ ở đầu trang, hoặc gọi thẳng nếu tiện hơn. Chúng tôi dựng phương án cung ứng cho bạn xem trước khi bạn quyết gì cả. Bạn cũng có thể xem trước trang báo giá văn phòng phẩm để biết gửi gì thì nhận lại bảng giá dùng được ngay.
Muốn xem Tíc Tắc giữ những nhóm hàng nào trước đã thì mở trang phân phối. Còn nếu bạn đang cân nhắc gom một đợt lớn thay vì đặt đều, phần mua số lượng lớn nói về chỗ đó.
085 282 6167
