Mua số lượng lớn có thật sự rẻ hơn
Có, và tiết kiệm đến từ bốn chỗ chứ không chỉ một:
- Đơn giá thấp hơn khi lượng trên một lần giao đủ lớn.
- Phí giao hàng. Đơn gộp dễ vượt ngưỡng miễn phí của khu vực bạn — ba đơn nhỏ trong tháng là ba lần phí, gộp lại thường là không đồng nào. Ngưỡng từng khu vực có trong chính sách giao hàng.
- Số lần đặt. Mỗi lần đặt là một vòng duyệt, nhận, ký, đối chiếu. Đây là khoản ít ai tính mà lại tốn nhất.
- Thương lượng theo tổng lượng thay vì theo từng đơn lẻ.
Nhưng giá thấp chưa chắc tổng chi phí thấp. Phần còn lại của trang này nói về chỗ đó.
Món nào càng mua nhiều càng lợi
Nhóm hợp với đơn lớn có ba đặc điểm chung: dùng đều quanh năm, để lâu không đổi chất, và ít phụ thuộc vào sở thích của người dùng.
Giấy in, giấy vệ sinh, băng keo đóng thùng, túi đựng hàng thường rơi vào nhóm này. Công ty dùng bao nhiêu tháng này thì tháng sau cũng xấp xỉ, và không ai đổi ý giữa chừng về một cuộn băng keo.
Món nào mua nhiều lại thành phí
Hàng có mực
Bút, bút lông, mực dấu để lâu trong điều kiện không lý tưởng sẽ xuống chất. Mua dư nhiều lần nhu cầu một năm là đang đánh cược với thời gian.
Hàng phụ thuộc người dùng
Sổ tay, bút ký, kẹp tài liệu — mỗi người một kiểu quen. Mua nhiều một mã rồi phát hiện nửa công ty không dùng là chuyện xảy ra thường.
Hàng gắn với quy trình đang có thể đổi
Biểu mẫu in sẵn, bìa hồ sơ theo mẫu, tem nhãn có in thông tin. Công ty đổi phần mềm hay đổi quy trình một cái là cả lô thành giấy vụn.
Hàng cồng kềnh so với chỗ chứa
Giấy để nơi ẩm sẽ cong và kẹt máy in. Nếu chỗ bạn có chỉ là một góc hành lang, thì lượng mua nên tính theo chỗ chứa trước, theo giá sau.
Ba chi phí không nằm trên hoá đơn
Chỗ chứa
Diện tích trong văn phòng không miễn phí, kể cả khi không ai xuất hoá đơn cho nó.
Tiền nằm im
Một lô hàng dùng trong hai năm nghĩa là tiền của năm nay trả cho nhu cầu của năm sau.
Hao hụt
Hàng để lâu thì thất lạc, hỏng bao bì, hoặc đơn giản là bị lấy dùng thoải mái hơn vì nhìn còn nhiều.
Mẹo nhỏ từ Tíc Tắc
Trước khi chốt một đơn lớn, hãy lấy lượng bạn định mua chia cho lượng dùng trung bình một tháng. Nếu ra con số lớn hơn sáu, hãy dừng lại hỏi thêm một câu: sáu tháng nữa công ty mình còn dùng đúng thứ này theo đúng cách này không. Với giấy in thì câu trả lời gần như luôn là có. Với bìa hồ sơ in sẵn tên phòng ban thì chưa chắc, và đó chính là những lô nằm lại ở kho lâu nhất.
Thử với một con số
Công ty bạn dùng khoảng 20 ram giấy A4 mỗi tháng, và đang được chào một mức tốt cho 120 ram. Chia ra là 6 tháng tồn — đúng ngưỡng nên dừng lại cân nhắc.
Với giấy thì gom cả 120 ram vẫn hợp lý, miễn ba điều kiện này đúng: mức chênh đủ đáng kể, kho khô ráo và không kê sát nền, và bạn chia được thành vài đợt giao thay vì nhận hết một lần. Thiếu điều kiện thứ hai thì giấy cong và kẹt máy in, lúc đó khoản tiết kiệm ban đầu không bù lại được.
Cách chia một đơn lớn cho đỡ rủi ro
Bạn không phải chọn giữa mua lớn và mua lẻ. Cách hay dùng là chốt tổng lượng cho một kỳ dài nhưng chia làm nhiều lần giao — bên bán chuẩn bị được trước nên vẫn tính theo tổng, còn bạn không phải ôm hết vào kho một lúc.
Cách này hợp với giấy và hàng tiêu hao là rõ nhất. Với hàng dễ đổi chất thì vẫn nên giữ lượng nhỏ và đặt lại thường xuyên hơn.
Nhóm hàng thường được mua số lượng lớn
Nếu bạn đang dựng danh sách, sáu nhóm dưới đây là chỗ các đơn lớn hay tập trung. Hãy bấm vào từng nhóm để xem quy cách cụ thể trước khi chốt lượng:
Định mức cho từng nhóm thì bạn xem tài liệu định mức văn phòng phẩm — có sẵn con số tham khảo theo đầu người để ước lượng nhanh.
Còn nếu ngành của bạn có đặc thù riêng — nhà máy, trường học, phòng khám, nhà hàng, khách sạn — thì trang giải pháp theo ngành đi sát hơn vào danh mục mà nơi đó thật sự dùng.
Câu hỏi thường gặp
Mua bao nhiêu thì gọi là số lượng lớn?
Thay vì một con số chung cho mọi công ty, cách đo hữu ích hơn là chia lượng định mua cho lượng dùng trung bình một tháng. Ra hơn sáu tháng thì nên dừng lại cân nhắc, nhất là với hàng dễ đổi chất hoặc hàng gắn với quy trình có thể thay đổi.
Có chốt lượng lớn nhưng giao nhiều lần được không?
Đây là cách hay dùng nhất: chốt tổng cho một kỳ dài, chia làm nhiều lần giao. Bên bán chuẩn bị được trước, còn bạn không phải ôm hết vào kho một lúc.
Món nào không nên mua nhiều?
Hàng có mực, hàng phụ thuộc sở thích người dùng, hàng in sẵn theo quy trình hiện tại, và hàng cồng kềnh so với chỗ chứa. Bốn nhóm này là nơi các lô mua dư hay nằm lại lâu nhất.
Đơn lớn ở tỉnh có giao được không?
Được. Trong TP.HCM Tíc Tắc giao trực tiếp; các tỉnh lân cận thì hàng đi qua chành xe, phục vụ đại lý, nhà phân phối và công ty đặt số lượng. Thời gian và cách tính phí ở chính sách giao hàng.
Gửi danh sách bằng file Excel được không?
Được, và đó là cách nhanh nhất. Bạn cũng có thể dán thẳng danh sách vào công cụ ở đầu trang, hoặc gửi ảnh chụp đơn cũ nếu chưa có file.
Tíc Tắc có báo giá theo từng mức lượng không?
Có. Bạn ghi rõ vài phương án lượng khi gửi danh sách — ví dụ mua theo tháng, theo quý, và chốt cả năm — chúng tôi báo một lần cho cả mấy mức để bạn so, thay vì hỏi đi hỏi lại nhiều vòng.
Mua số lượng lớn thì giá tính thế nào?
Giá phụ thuộc lượng trên một lần giao, mức độ đều đặn của đơn, độ gọn của danh mục, và cách nhận hàng cùng chứng từ — không phải chỉ tổng tiền cả năm. Bốn yếu tố đó nói kỹ hơn ở văn phòng phẩm giá sỉ.
Đơn số lượng lớn có xuất hoá đơn VAT không?
Có. Hoá đơn xuất theo từng đợt giao, khớp với cách bạn chia lô nhận hàng — nên chốt lịch giao trước để mốc xuất hoá đơn khớp với kỳ ghi nhận chi phí của bạn. Các mốc ở hướng dẫn thanh toán.
Công ty đặt đều hằng tháng thì có khác gì đơn lớn một lần?
Khác, và thường là hướng tốt hơn cho hàng dễ đổi chất. Cách tổ chức một danh mục đặt định kỳ có ở cung cấp văn phòng phẩm cho doanh nghiệp.
Nếu bạn đang cân nhắc một lô lớn
Hãy gửi Tíc Tắc bốn thứ và bạn sẽ nhận lại một bảng giá dùng được ngay:
- Danh sách sản phẩm — file Excel, ảnh chụp đơn cũ, hay dán thẳng vào công cụ ở đầu trang
- Lượng dự kiến, kèm mấy phương án nếu bạn đang phân vân
- Thời điểm cần hàng
- Địa điểm giao
Chúng tôi sẽ nói rõ món nào theo kinh nghiệm là nên gom, món nào nên chia nhỏ ra — kể cả khi lời khuyên đó làm đơn hàng ít đi. Bán cho bạn một lô nằm hai năm ở kho thì lần sau bạn không quay lại nữa, nên chuyện đó không có lợi cho ai.
Cần bảng giá theo từng phương án lượng khác nhau, bạn cứ ghi rõ khi gửi danh sách nhận báo giá văn phòng phẩm — báo mấy mức một lần vẫn nhanh hơn hỏi lại nhiều vòng.
085 282 6167
