Top 10 thương hiệu văn phòng phẩm tại Việt Nam

Khi lập danh sách mua văn phòng phẩm cho công ty, chọn thương hiệu là một trong những quyết định tốn thời gian nhất — phần vì mỗi nhóm hàng lại có một nhóm hãng mạnh khác nhau, phần vì thứ hợp với phòng kế toán chưa chắc hợp với kho.

Bài này xếp 10 thương hiệu văn phòng phẩm phổ biến ở thị trường Việt Nam theo nhóm hàng mà mỗi hãng làm mạnh nhất, chứ không xếp theo thứ tự hơn kém. Một hãng đứng cuối danh sách vẫn có thể là lựa chọn đúng nhất cho đúng món bạn cần.

Bảng chọn nhanh theo nhóm hàng

Tíc Tắc dựa vào đâu để xếp danh sách này

Chúng tôi làm phân phối văn phòng phẩm cho doanh nghiệp tại TP.HCM từ năm 2009, nên thứ nhìn thấy hằng ngày là khách đặt lại món gì và món gì bị đổi trả. Đó là hai tín hiệu dùng để xếp bài này, chứ không phải quảng cáo của hãng.

Ba điều cần nói trước cho sòng phẳng:

• Danh sách này nói về thị trường, không phải bảng giá của Tíc Tắc. Mục tiêu là giúp bạn chọn đúng, kể cả khi bạn mua ở nơi khác.
• Không có hãng nào mạnh đều ở mọi nhóm hàng. Hãng giỏi làm bút chưa chắc giỏi làm file hồ sơ.
• Giá và chất lượng đi cùng nhau ở nhóm này rõ hơn nhiều ngành khác. Một cái bấm kim rẻ hơn 30% thường là cái sẽ kẹt khi bấm quá 20 tờ.

10 thương hiệu văn phòng phẩm phổ biến tại Việt Nam

1. Thiên Long

Thương hiệu Việt Nam, quen nhất ở nhóm bút viết: bút bi, bút gel, bút lông bảng, bút dạ quang, bút xoá. Dòng FlexOffice của Thiên Long nhắm riêng khối văn phòng, còn Bizner là dòng bút ký và sổ da dành cho quà tặng và cấp quản lý.

Chọn khi: bạn cần mua lại đều đặn và muốn chắc chắn tháng sau vẫn còn đúng mã đó. Đây là lợi thế thật của một hãng nội địa lớn — hàng sẵn, ít đứt.

2. M&G

Hãng Trung Quốc, mạnh ở bút viết và dụng cụ học tập, văn phòng. Dải sản phẩm rất rộng: bút bi, bút gel, bút chì, gôm, bấm kim, kéo, dao rọc giấy. Mẫu mã thay đổi nhanh và có nhiều lựa chọn ở phân khúc phổ thông.

Chọn khi: bạn cần phủ nhiều món nhỏ trong một đơn mà không muốn mỗi món một hãng. Trên danh mục của Tíc Tắc, M&G tập trung nhiều nhất ở bút bi, bút gel, bút ký, bút chì và dụng cụ tẩy xoá, dụng cụ văn phòng.

3. Deli

Cũng là hãng Trung Quốc, nhưng vị trí khác M&G: Deli mạnh nhất ở dụng cụ để bàn — bấm kim, bấm lỗ, kéo, dao rọc giấy, kệ hồ sơ, đồ dùng để bàn. Đây là nhóm hàng mua thưa nhưng dùng lâu, nên độ bền quan trọng hơn giá.

Chọn khi: bạn trang bị cho phòng ban mới, hoặc thay đợt dụng cụ đã dùng vài năm. Mời bạn xem nhóm này ở dụng cụ văn phòng và kệ hồ sơ, đồ dùng để bàn.

4. Plus

Hãng Nhật Bản, có mặt ở khá nhiều nhóm: bìa nhựa và túi tài liệu, bìa còng, băng xoá, kéo, dao rọc giấy. Băng xoá Plus là món nhiều văn phòng đặt lại theo thói quen.

Chọn khi: bạn cần đồ dùng chung cho nhiều người và muốn ít phải thay. Trên danh mục Tíc Tắc, Plus tập trung ở bìa nhựa và túi tài liệu.

5. Kokuyo

Hãng Nhật Bản lâu đời, mạnh ở nhóm lưu trữ hồ sơ và sổ. Bìa còng Kokuyo thuộc nhóm được chọn khi hồ sơ phải đóng mở nhiều lần trong nhiều năm — cơ cấu còng và gáy là chỗ khác biệt so với hàng phổ thông.

Chọn khi: hồ sơ của bạn là loại lưu lâu và bị lật thường xuyên — hợp đồng, hồ sơ nhân sự, chứng từ kiểm toán. Bạn xem thêm ở bìa còng, bìa nhẫn.

6. King Jim

Cũng là hãng Nhật Bản và gần như chuyên một nhóm: file và bìa lưu trữ. Dòng bìa còng ống mở hai bên của King Jim được thiết kế cho lượng tài liệu lớn, có giấy phân trang đi kèm và lỗ tay cầm trên gáy để rút file khỏi kệ.

Chọn khi: bạn lưu hồ sơ theo thùng, theo năm, và người lấy hồ sơ không phải người xếp hồ sơ.

7. Kingstar

Quen thuộc ở nhóm bìa nhựa và túi tài liệu — bìa lá, bìa nhiều lá, bìa acco, cùng một số mẫu bìa còng. Đây là nhóm hàng tiêu hao nhanh vì hay đi theo chứng từ ra khỏi văn phòng rồi không quay lại.

Chọn khi: bạn cần số lượng cho việc luân chuyển hằng ngày, nơi mất mát là chuyện bình thường và giá trên mỗi cái mới là thứ đáng cân.

8. Double A

Thương hiệu giấy của Thái Lan, phổ biến nhất ở giấy in và giấy photo khổ A4. Định lượng thường gặp trong văn phòng là 70gsm và 80gsm — 70gsm cho in ấn thường ngày, 80gsm cho tài liệu gửi ra ngoài hoặc lưu lâu.

Chọn khi: máy in của bạn chạy nhiều và bạn ngại kẹt giấy hơn là ngại giá. Bạn có thể xem giấy in, giấy photo. Nếu bạn đang tính lượng giấy cho cả năm, cách tính định mức văn phòng phẩm có phần hướng dẫn ước lượng theo đầu người.

9. Shiny

Hãng Đài Loan, phổ biến ở con dấu tự động và mực dấu. Trodat cũng là tên hay gặp ở nhóm này. Điểm cần biết khi mua: con dấu phân theo hình dạng và kích thước mặt dấu, và mã sản phẩm chính là mã kích thước — chọn sai mã là mặt dấu không đủ chỗ cho nội dung cần khắc.

Chọn khi: bạn khắc dấu chức danh, dấu tên, dấu ngày hoặc dấu chữ ký cho người ký nhiều chứng từ mỗi ngày. Mời bạn xem thêm con dấu, khắc dấu.

10. Casio

Hãng Nhật Bản, nhóm máy tính bỏ túi và máy tính khoa học. Ở văn phòng, khác biệt đáng kể nhất giữa các dòng là số chữ số hiển thị và có nút kiểm tra lại phép tính hay không — hai thứ kế toán dùng hằng ngày.

Chọn khi: trang bị cho phòng kế toán, phòng kỹ thuật, hoặc mua theo lô cho trường học. Mời bạn xem thiết bị và phụ kiện.

Nên chọn hãng nào theo từng nhóm hàng

Giấy in và giấy photo

Đây là nhóm chiếm phần lớn giá trị đơn hàng ở hầu hết văn phòng, và cũng là nhóm gom số lượng lớn có lợi nhất — đơn giá theo ram giảm rõ khi mua nguyên thùng, còn giấy thì để được lâu nếu kho khô ráo. Điều đáng cân hơn tên hãng là định lượng: dùng 70gsm cho in nội bộ và 80gsm cho tài liệu gửi ra ngoài thường tiết kiệm hơn là mua một loại duy nhất cho mọi việc.

Bút viết

Nhóm tiêu hao nhanh nhất và cũng dễ hụt giữa kỳ nhất. Kinh nghiệm khi tính số lượng: cộng thêm phần dự phòng cho người mới vào, và tách riêng bút ký của cấp quản lý ra khỏi bút dùng chung — hai loại này có vòng đời rất khác nhau.

Bìa hồ sơ và file tài liệu

Chỗ hay nhầm nhất là gọi chung mọi thứ là “bìa”. Bìa còng để lưu lâu, bìa lá để luân chuyển trong ngày, bìa acco để kẹp bộ chứng từ, bìa trình ký để đưa ký. Ghi rõ loại nào trong danh sách mua sẽ tiết kiệm cho bạn một vòng hỏi lại.

Dụng cụ để bàn

Mua thưa, dùng lâu, nên đây là nhóm đáng chọn hàng bền hơn là chọn hàng rẻ. Một chi tiết đáng hỏi trước khi mua bấm kim: nó bấm được tối đa bao nhiêu tờ — con số này chênh nhau rất nhiều giữa các dòng và quyết định luôn việc bạn có phải mua thêm cái thứ hai hay không.

Hãng Việt Nam và hãng nước ngoài khác nhau ở đâu

Không phải khác ở chất lượng, mà khác ở tính sẵn có và vòng đời mã sản phẩm.

Hàng nội địa thường sẵn hơn, mã ổn định lâu hơn, nên bạn dễ mua lại đúng thứ đã dùng. Hàng nhập có thể có mẫu tốt hơn ở một số nhóm, nhưng khi hết đợt nhập thì có thể phải chờ, hoặc đổi sang mã tương đương.

Với đơn định kỳ, tính sẵn có thường quan trọng hơn người ta tưởng — một món ngon hơn 10% nhưng tháng nào cũng phải hỏi còn hàng không sẽ tốn của bộ phận hành chính nhiều thời gian hơn phần chênh lệch đó.

Doanh nghiệp nên chọn thương hiệu thế nào

Đừng chọn một hãng cho toàn bộ văn phòng

Không hãng nào mạnh đều ở mọi nhóm. Chọn theo nhóm hàng cho kết quả tốt hơn nhiều so với chọn một hãng rồi mua tất cả từ đó.

Lập danh sách theo phòng ban

Kế toán, kho, kinh doanh và lễ tân dùng những thứ rất khác nhau. Danh sách gộp chung thường thiếu món của phòng này và thừa món của phòng kia.

Kiểm quy cách trước khi mua số lượng lớn

Cùng một tên gọi có thể là hai quy cách khác nhau — bút bán theo cây hay theo hộp 20 cây, giấy bán theo ram hay theo thùng 5 ram. Xác nhận đơn vị tính trước khi chốt số lượng, nhất là lần đầu mua một mã mới.

Tách nhu cầu mua lẻ và mua định kỳ

Món dùng đều mỗi tháng nên gom vào đơn định kỳ để tính được đơn giá theo lượng. Món phát sinh thì mua riêng, đừng ép vào đơn định kỳ rồi phải chờ.

Câu hỏi thường gặp

Có nên mua tất cả văn phòng phẩm từ một thương hiệu không?

Thường là không. Mỗi hãng mạnh ở một vài nhóm hàng, nên chọn theo nhóm sẽ hợp lý hơn. Điều nên gom về một mối là nhà cung cấp, không phải thương hiệu — như vậy bạn vẫn nhận một hoá đơn và một lần giao.

Hàng nhập có luôn tốt hơn hàng nội địa không?

Không. Ở một số nhóm như bút viết dùng hằng ngày, hàng nội địa có lợi thế rõ về tính sẵn có và giá trên mỗi cây. Hàng nhập đáng cân nhắc hơn ở nhóm lưu trữ hồ sơ dùng nhiều năm.

Làm sao biết một mã sản phẩm còn được sản xuất?

Cách chắc nhất là hỏi nơi bán trước khi đưa mã đó vào danh sách định kỳ. Mã đã ngừng thường vẫn còn tồn trên thị trường một thời gian rồi biến mất giữa chừng, và đó là lúc đơn định kỳ bị gián đoạn.

Nên chọn giấy 70gsm hay 80gsm?

70gsm đủ cho in ấn nội bộ và photo hằng ngày. 80gsm dày hơn, ít bị nhìn xuyên hai mặt, hợp với tài liệu gửi ra ngoài hoặc lưu lâu. Nhiều văn phòng dùng song song cả hai thay vì chọn một.

Tóm lại

Thương hiệu là một tiêu chí, nhưng không phải tiêu chí đầu tiên. Thứ tự thực tế nên là: đúng nhóm hàng cho đúng phòng ban → đúng quy cách → rồi mới đến thương hiệu trong phạm vi đó.

Nếu bạn đang dựng danh sách mua cho công ty, gửi danh sách sang Tíc Tắc — gõ tay, file Excel hay ảnh chụp bảng dự trù đều được. Chúng tôi dò mã, hỏi lại những dòng còn mơ hồ về quy cách, rồi báo giá theo số lượng bạn cần. Gửi danh sách nhận báo giá hoặc xem trước toàn bộ danh mục hàng.

Từ chọn thương hiệu tới chốt một đơn

Biết hãng nào mạnh ở nhóm hàng nào mới xong một nửa việc. Nửa còn lại là mua thế nào cho gọn: một đơn thường gom nhiều hãng, nhiều nhóm hàng, và đi kèm chứng từ cho kế toán. Mấy trang dưới đây nói về nửa sau đó.

• Giải pháp theo ngành — mỗi ngành dùng nhóm hàng khác nhau, danh mục dự trù vì thế cũng khác.
• Cung cấp cho doanh nghiệp — gom nhiều hãng vào một đầu mối, một hoá đơn.
• Báo giá văn phòng phẩm — bảng giá theo đúng mã hàng bạn đang dùng.
• Mua số lượng lớn — đặt một đợt cho cả quý thay vì mua lắt nhắt.
• Văn phòng phẩm giá sỉ — cho nhà sách và đại lý bán lại.
• Chọn nhà cung cấp — sáu thứ nên đối chiếu trước khi quyết.
• Phân phối văn phòng phẩm — nguồn hàng và phạm vi giao.