Mẫu phiếu đề xuất mua văn phòng phẩm

Mẫu phiếu đề xuất mua văn phòng phẩm là tờ giấy nội bộ giúp một phòng ban báo nhu cầu mua sắm lên trưởng bộ phận hoặc người phụ trách hành chính, trước khi việc mua thật sự diễn ra. Trang này có mẫu xem trước ngay bên dưới và một bản Excel tải về để bạn điền và dùng luôn.

Tải mẫu phiếu đề xuất mua văn phòng phẩm (Excel)

Mẫu phiếu đề xuất mua văn phòng phẩm

Phần đầu phiếu ghi thông tin chung của lần đề xuất:

Phần chính liệt kê từng mặt hàng cần mua:

Cuối phiếu là ba dòng ký: người đề xuất, trưởng bộ phận và người duyệt mua. Số lượng trong bảng chỉ là ví dụ. Phiếu chỉ cần một hàng cho mỗi mặt hàng; nếu phòng không yêu cầu nhãn hiệu riêng thì phía cung ứng sẽ đề xuất khi báo giá. File Excel có thêm một trang gợi ý cách ghi quy cách cho các nhóm hàng hay đặt.

Cách điền từng cột để người mua không phải hỏi lại

Phần hay bị điền thiếu nhất là cột quy cách, vì người đề xuất mặc định trưởng bộ phận hoặc người mua "biết ý mình cần loại nào". Ghi rõ ngay từ đầu để khỏi mất một vòng hỏi lại:

• Giấy in, giấy photo: ghi khổ (A4, A3) và định lượng (gsm) — ví dụ "A4, 70gsm". Không ghi chung chung "giấy in".
• Bút bi, bút nước, bút gel: ghi màu mực và cỡ ngòi nếu phòng có yêu cầu riêng, ví dụ "mực xanh, ngòi 0.5mm".
• Bìa hồ sơ (bìa còng, bìa lỗ, bìa nhựa): ghi khổ giấy đựng (A4, F4) và loại còng nếu là bìa còng (2 còng, 4 còng).
• Băng keo: ghi bề rộng bằng mm, ví dụ "băng keo trong 48mm" thay vì chỉ "băng keo".
• Kẹp, ghim, bấm kim: ghi kích cỡ nếu có (kẹp bướm 19mm, kim bấm số 10) vì mỗi cỡ dùng cho một loại tài liệu khác nhau.

Cột ĐVT (đơn vị tính) nên dùng đúng đơn vị bán thực tế thay vì đơn vị lẻ tuỳ ý, để số lượng ghi trên phiếu khớp với số lượng trên báo giá và hoá đơn: giấy tính theo ram hoặc thùng, bút tính theo cây hoặc hộp, băng keo tính theo cuộn, bìa hồ sơ tính theo cái. Ghi sai đơn vị là một nguyên nhân hay gặp khiến số lượng nhận về lệch với số lượng phòng ban thật sự cần.

Quy trình đề xuất và duyệt mua văn phòng phẩm

Một cách làm thường gặp gồm năm bước, không phải thủ tục bắt buộc theo quy định nào mà là trình tự nội bộ mỗi công ty tự đặt ra:

1. Phòng ban điền phiếu đề xuất khi phát hiện sắp hết hàng hoặc có nhu cầu phát sinh, dựa theo mẫu ở trên.
2. Trưởng bộ phận xem lại số lượng có hợp lý với quy mô phòng không, rồi ký xác nhận trước khi chuyển tiếp.
3. Người phụ trách mua hàng hoặc hành chính duyệt và đối chiếu với danh mục hàng đang dùng, tránh trùng với phiếu của phòng khác gửi cùng thời điểm.
4. Gom đơn theo kỳ — nhiều công ty gom phiếu của tất cả phòng ban trong tuần hoặc trong tháng lại thành một đơn đặt, thay vì đặt riêng từng phiếu.
5. Nhận hàng và đối chiếu lại với phiếu đề xuất, kiểm số lượng và quy cách nhận về có đúng như đã ghi hay không, trước khi giao lại cho phòng ban đã đề xuất.

Công ty nhỏ có thể gộp bước 2 và 3 làm một nếu người phụ trách hành chính cũng là người duyệt mua. Công ty nhiều phòng ban thì nên giữ đủ các bước để tránh một phòng đặt trùng hoặc đặt vượt quá nhu cầu thật.

Lập định mức văn phòng phẩm theo bộ phận

Định mức giúp việc đề xuất lần sau nhanh hơn, vì trưởng bộ phận có một mức tham chiếu thay vì áng chừng mỗi lần. Cách lập định mức phổ biến gồm ba việc:

• Lấy số liệu tiêu thụ thực tế của vài kỳ gần nhất — không suy đoán, mà nhìn lại các phiếu đề xuất và đơn hàng đã đặt trước đó.
• Quy đổi theo đầu người hoặc theo bộ phận, vì phòng kế toán và phòng kinh doanh thường dùng giấy in với tần suất khác nhau.
• Rà lại định mức theo định kỳ, vì nhu cầu thay đổi khi phòng ban tăng người hoặc đổi cách làm việc (in nhiều hơn, chuyển sang lưu file điện tử…).

Bài viết quản lý văn phòng phẩm hiệu quả nói sâu hơn về cách lập kế hoạch mua và tổ chức kho, dùng khi bạn cần một quy trình đầy đủ hơn chứ không chỉ dừng ở mẫu phiếu.

Gửi phiếu cho Tíc Tắc để nhận báo giá

Điền xong phiếu, bạn gửi file đã điền qua email hoặc Zalo cho Tíc Tắc để nhận báo giá theo đúng quy cách đã ghi trên phiếu — không cần chuyển đổi sang mẫu nào khác. Mỗi đơn hàng có hoá đơn VAT xuất riêng theo đơn đó; công ty đặt đều đặn có thể trao đổi thêm về công nợ theo thoả thuận hai bên. Nội thành TP.HCM nhận hàng trong ngày, trong điều kiện phù hợp.

Nếu phòng bạn đang xây quy trình cung ứng cho cả công ty chứ không chỉ một lần đặt, trang cung cấp văn phòng phẩm cho doanh nghiệp nói rõ cách đặt theo kỳ, chốt danh mục và giao theo lịch. Cần báo giá nhanh cho một lần mua thì xem thêm báo giá văn phòng phẩm.

Câu hỏi thường gặp

Dùng mẫu phiếu này có cần xin phép Tíc Tắc không?

Không cần. Bạn tải về và dùng lại thoải mái, kể cả chỉnh sửa cho phù hợp với công ty mình — chỉ cần ghi nguồn tictacco.net khi chia sẻ lại cho nơi khác.

Phiếu đề xuất mua văn phòng phẩm có cần đóng dấu không?

Tuỳ quy chế nội bộ từng công ty. Có nơi chỉ cần chữ ký của trưởng bộ phận và người duyệt là đủ để chuyển sang bước mua, có nơi yêu cầu thêm dấu của công ty. Đây là quy định riêng, không phải yêu cầu pháp lý chung.

Có bắt buộc dùng đúng mẫu bảng như trên không?

Không. Đây là một mẫu gợi ý cho gọn và đủ thông tin để người mua không phải hỏi lại. Công ty có mẫu riêng đang dùng quen thì cứ giữ, miễn có đủ tên hàng, quy cách, đơn vị tính và số lượng.

Một phiếu có thể gồm nhiều nhóm hàng khác nhau không?

Được. Phiếu không giới hạn một nhóm hàng — bạn có thể ghi cả giấy, bút, dụng cụ văn phòng và vật tư khác trong cùng một phiếu nếu cùng một đợt đề xuất. Xem thêm các nhóm hàng thường dùng ở bài các loại văn phòng phẩm thường dùng cho doanh nghiệp.

Mẫu phiếu trên trang này và file Excel đi kèm được dùng tự do cho tài liệu nội bộ công ty bạn; chỉ cần ghi nguồn tictacco.net kèm đường dẫn trang này.