Các loại văn phòng phẩm thường dùng cho doanh nghiệp, và cách chọn nguồn hàng tại TP.HCM

Người mới nhận việc hành chính thường lập một danh sách mua sắm rồi phát hiện thiếu — đặt xong giấy và bút thì mới nhớ ra không còn bìa còng, hết mực dấu, hay kho pantry cạn khăn giấy. Kết quả là ba bốn lần đặt hàng rải rác trong tháng thay vì một lần gom đủ. Bài này liệt kê các loại văn phòng phẩm mà một văn phòng thường dùng, chia theo nhóm việc thực tế, và nói thêm cách chọn nguồn hàng ổn định tại TP.HCM.

Nhóm giấy và ấn phẩm văn phòng

Đây là nhóm tiêu hao nhiều nhất, và cũng dễ thiếu nhất vì dùng liên tục mỗi ngày. Ngoài giấy in thông thường, văn phòng còn cần vài loại giấy phụ trợ hay bị bỏ sót khi lên danh sách lần đầu.

• Giấy in, giấy photo: khổ A4/A3 và các định lượng phổ biến đều có trong danh mục giấy in, giấy photo.
• Giấy note, tem nhãn, decal: dùng để đánh dấu tài liệu và dán mã hàng, xem tại danh mục giấy bổ trợ, tem nhãn.
• Giấy vệ sinh, khăn giấy: cho khu pantry và nhà vệ sinh, gom trong danh mục giấy vệ sinh, khăn giấy.

Nhóm bút viết

Ba loại bút này gần như văn phòng nào cũng dùng cùng lúc, mỗi loại phục vụ một việc khác nhau.

• Bút bi, bút gel, bút ký: phục vụ viết hằng ngày và ký văn bản, xem tại danh mục bút bi, bút gel, bút ký.
• Bút chì và dụng cụ tẩy xoá: dùng khi phác thảo hoặc cần chỉnh sửa, xem tại danh mục bút chì, dụng cụ tẩy xoá.
• Bút lông, bút đánh dấu: viết bảng, đánh dấu thùng hàng, và ghi nhãn file lưu trữ đều cần đến nhóm này — xem tại danh mục bút lông, bút đánh dấu.

Nhóm lưu trữ hồ sơ

Phòng kế toán và hành chính lưu hồ sơ theo năm, nên nhóm này cần đặt đủ số lượng ngay từ đầu quý thay vì mua lẻ tẻ khi hết.

• Bìa còng, bìa nhẫn: lưu hồ sơ dài hạn và phân loại theo phòng ban, xem tại danh mục bìa còng, bìa nhẫn.
• Bìa nhựa, túi tài liệu: đựng hồ sơ đang xử lý và tiện mang theo, xem tại danh mục bìa nhựa, túi tài liệu.
• Kệ hồ sơ, đồ dùng để bàn: giúp sắp xếp tài liệu ngay trên bàn làm việc, xem tại danh mục kệ hồ sơ, đồ dùng để bàn.

Nhóm dụng cụ văn phòng và vật tư đóng gói

Nhóm này ít khi có trong danh sách mua sắm đầu tiên, nhưng thiếu một món là cả phòng phải mượn qua mượn lại.

• Dụng cụ văn phòng: kim bấm, kẹp giấy, kéo, dao rọc giấy và băng keo đều nằm trong danh mục dụng cụ văn phòng.
• Túi PP các loại: dùng đóng gói hàng gửi và lưu vật phẩm nhỏ, xem tại danh mục túi PP các loại.

Nhóm con dấu, sổ sách và biểu mẫu

Con dấu và biểu mẫu in sẵn là nhóm dễ quên nhất vì không dùng mỗi ngày, nhưng khi cần thì cần gấp — hết mực dấu ngay lúc phải đóng dấu hợp đồng là tình huống không hiếm.

• Con dấu: dấu ngày tháng, dấu chức danh và dấu mã số thuế đều có tại danh mục con dấu.
• Sổ tay, tập, bao thư: phục vụ ghi chép, gửi văn bản và lưu biểu mẫu nội bộ, xem tại danh mục sổ, tập, bao thư.

Nhóm tiêu hao pantry, vệ sinh và bảo hộ

Nhiều văn phòng gộp nhóm này vào ngân sách hành chính chung, đặt cùng lúc với văn phòng phẩm để đỡ phải làm việc với nhiều đầu mối.

• Dụng cụ vệ sinh, gia dụng: phục vụ lau dọn văn phòng và khu pantry, xem tại danh mục dụng cụ vệ sinh, gia dụng.
• Hoá mỹ phẩm, tẩy rửa: gồm nước rửa tay và nước lau sàn, xem tại danh mục hoá mỹ phẩm, tẩy rửa.
• Y tế, bảo hộ lao động: dùng cho tủ thuốc văn phòng, khẩu trang và găng tay, xem tại danh mục y tế, bảo hộ lao động.
• Thực phẩm, đồ uống: trà và cà phê cho pantry hay tiếp khách đều có tại danh mục thực phẩm, đồ uống.

Chọn nguồn hàng văn phòng phẩm ổn định tại TP.HCM: nên hỏi gì trước

Với số lượng nhóm hàng kể trên, việc khó không phải là tìm ra từng món, mà là tìm một nguồn hàng gom đủ mọi nhóm để không phải làm việc với năm sáu đầu mối khác nhau mỗi tháng. Trước khi chọn, có mấy điều nên hỏi rõ.

• Có đối chiếu theo mã sản phẩm không? Cùng một tên gọi có thể ra hai loại khác nhau, nên nguồn hàng đáng tin sẽ hỏi lại mã cũ hoặc ảnh chụp thay vì báo giá theo tên chung chung.
• Hoá đơn VAT có ghi đúng tên công ty không? Điều này quan trọng với kế toán khi quyết toán cuối kỳ.
• Có gom được nhiều nhóm hàng trong một đơn không? Gộp giấy, bút, hồ sơ và vật tư pantry vào một lần giao giúp giảm số lần chờ hàng.
• Đơn nhỏ và đơn dự trù định kỳ đều nhận không? Có nơi chỉ nhận đơn số lượng lớn, gây bất tiện cho văn phòng quy mô vừa và nhỏ.

Tíc Tắc phân phối văn phòng phẩm cho doanh nghiệp tại TP.HCM từ năm 2009, có kho tại 118 Đào Sư Tích, Nhà Bè. Bạn gửi danh sách hàng cần mua — file Excel, ảnh chụp bảng dự trù cũ, hay vài dòng nhắn cũng được — và chúng tôi đối chiếu theo mã sản phẩm rồi báo giá lại, kèm hoá đơn VAT đúng tên công ty.

Câu hỏi thường gặp

Văn phòng phẩm gồm những nhóm nào?

Bảy nhóm chính gồm giấy và ấn phẩm, bút viết, lưu trữ hồ sơ, dụng cụ văn phòng và đóng gói, con dấu và sổ sách, cùng nhóm tiêu hao pantry, vệ sinh, bảo hộ mà nhiều văn phòng gộp chung vào ngân sách hành chính.

Công ty mới thành lập nên bắt đầu đặt mua từ đâu?

Nên bắt đầu từ nhóm dùng mỗi ngày — giấy in, bút viết, bìa còng lưu hồ sơ — rồi bổ sung con dấu, biểu mẫu và vật tư pantry sau khi văn phòng đi vào vận hành ổn định.

Đặt văn phòng phẩm sỉ có yêu cầu số lượng tối thiểu không?

Tuỳ nhà cung cấp. Tíc Tắc nhận cả đơn nhỏ vài món lẫn đơn dự trù cả tháng, không bắt số lượng tối thiểu.

Có gộp nhiều nhóm hàng trong một lần giao được không?

Được. Bạn gửi danh sách gồm nhiều nhóm khác nhau — giấy, bút, hồ sơ, pantry — Tíc Tắc gom vào một đơn và một lần giao thay vì tách theo từng nhóm.