Nhà cung cấp văn phòng phẩm uy tín

Bạn mở mười trang web của mười nơi bán văn phòng phẩm, và cả mười đều nói gần như một câu: uy tín, chất lượng, giá tốt, giao nhanh. Không có chữ nào trong đó kiểm được trước khi bạn đặt đơn đầu tiên.

Nên thay vì đọc lời giới thiệu, phần dưới đây là những thứ bạn kiểm được — và bạn nên dùng chúng để kiểm cả Tíc Tắc.

Nếu bạn muốn xem sáu tiêu chí này áp lên những cái tên cụ thể, bảng dữ kiện 8 nhà cung cấp văn phòng phẩm tại TP.HCM ghi pháp nhân, mã số thuế và khu vực phục vụ của từng đơn vị, xếp theo mã số thuế để thứ tự không do người viết chọn.

Sáu thứ kiểm được trước khi đặt đơn đầu

Thông tin pháp nhân có công khai không

Mã số thuế và địa chỉ đăng ký nên nằm sẵn trên trang, không phải hỏi mới có. Mã số thuế tra được trên trang của cơ quan thuế, mất chừng một phút.

Bảng giá có ghi quy cách không

Một bảng giá ghi "giấy A4" mà không ghi định lượng là bảng giá bạn sẽ phải hỏi lại. Nơi ghi rõ quy cách từ đầu là nơi đã quen làm việc với khách doanh nghiệp.

Họ hỏi lại hay đoán

Hãy gửi một danh sách có cố ý để một dòng viết tắt mơ hồ. Nơi hỏi lại cho rõ sẽ giao đúng. Nơi im lặng báo giá một mã gần giống sẽ giao sai, và bạn là người xử lý hậu quả.

Trả lời ra sao về hàng thiếu

Hỏi thẳng: nếu tới kỳ mà một món hết thì bên mình làm gì. Câu trả lời chung chung kiểu "bên em luôn có đủ hàng" đáng lo hơn là câu trả lời cụ thể về việc báo trước và đề xuất hàng tương đương.

Chứng từ khớp cách bạn làm sổ

Thời điểm xuất hoá đơn, có phiếu giao nhận ký nhận không, chứng từ gửi bằng đường nào. Hỏi trước, vì sửa sau rất mất công cho kế toán.

Có người phụ trách cố định không

Đặt định kỳ mà mỗi lần một người tiếp nhận thì lần nào bạn cũng phải giải thích lại quy cách từ đầu.

Đọc một bảng giá để biết họ có hiểu ngành hàng này không

Một bảng giá nói được nhiều hơn con số. Cách người ta điền vào bảng đó — ghi gì, bỏ trống chỗ nào — cho bạn biết họ đã quen làm việc với khách doanh nghiệp hay chưa, trước cả khi bạn đặt đơn đầu tiên.

Cột giữa và cột phải không nói lên nơi nào rẻ hơn. Nó nói lên nơi nào đã điền bảng giá cho đúng khách doanh nghiệp, thay vì gửi một mẫu chung cho tất cả mọi người hỏi.

Kiểm khả năng đáp ứng bằng đúng nhóm hàng, không bằng tên công ty

Tên công ty to hay trang web đẹp không nói lên gì về việc họ có giao đúng nhóm hàng bạn cần hay không. Muốn biết, hãy chọn hàng để hỏi thử theo đúng mức độ khó khác nhau, thay vì hỏi toàn món dễ.

Một món phổ thông như giấy in - giấy photo gần như nơi nào cũng báo được, nên không nói lên gì nhiều. Một món cần làm theo yêu cầu như con dấu - khắc dấu thì khác — nó đòi hỏi đúng loại con dấu, đúng mẫu, đúng thông tin pháp nhân trước khi báo, và cách họ hỏi lại (hay không hỏi) lộ ra ngay việc họ có quen làm hàng này hay không. Còn một nhóm nhiều biến thể như bìa còng - bìa nhẫn — nhiều bản gáy, nhiều loại còng — là chỗ dễ lộ ra nơi nào chỉ quen bán vài mã quen thuộc.

Nếu bạn định gộp cả các nhóm này vào một đơn theo kỳ sau khi chọn được nhà cung cấp, phần văn phòng phẩm giá sỉ nói rõ cách gộp đó tính ra sao.

Cần ký gì trước khi đặt đơn đầu tiên

Với một đơn thử đầu tiên, phần lớn trường hợp một email hoặc tin nhắn xác nhận quy cách, số lượng và giá là đủ để bắt đầu — không cần chờ ký kết gì thêm. Việc cần chốt sớm chỉ là ai xác nhận đơn phía công ty bạn, và thông tin xuất hoá đơn.

Khi khối lượng đặt trở nên đều đặn hơn, một số công ty muốn có văn bản ghi rõ quy trình đặt — ai gửi danh sách, ai xác nhận, mốc giao và mốc thanh toán tính từ đâu. Hỏi thẳng nhà cung cấp xem họ có làm được việc đó không, và bên nào ký duyệt phía họ, trước khi coi đó là một quan hệ dài hạn chứ không chỉ vài đơn lẻ.

Không có mức chuẩn chung cho việc này — mỗi công ty tự quyết định khi nào một mối quan hệ mua hàng cần thêm giấy tờ. Điều đáng làm là hỏi câu đó sớm, thay vì để tới lúc phát sinh tranh cãi về chứng từ mới nhận ra hai bên chưa từng thống nhất quy trình.

Mẹo nhỏ từ Tíc Tắc

Cách kiểm nhanh nhất không phải là đọc phần giới thiệu, mà là hỏi một câu khó: "Có món nào trong danh sách này bên mình không làm tốt không." Nơi trả lời thành thật rằng có một hai dòng họ không mạnh thường là nơi đáng tin hơn nơi nhận hết. Không ai giỏi đều toàn bộ ngành hàng văn phòng phẩm, và người trong nghề đều biết điều đó. Người sẵn sàng nói ra là người sẽ báo cho bạn khi có vấn đề thật, thay vì để bạn phát hiện lúc hàng đã về.

Kiểm bằng một đơn nhỏ trước khi giao cả danh mục

Cách chắc chắn nhất vẫn là thử. Đặt một đơn nhỏ nhưng có đủ các loại tình huống bạn quan tâm: một món phổ thông, một món quy cách đặc thù, và một món bạn nghi là khó kiếm.

Rồi xem ba thứ. Hàng về có đúng quy cách đã ghi không. Chứng từ có khớp cách bạn cần không. Và khi có một dòng trục trặc, bạn biết được từ họ hay tự phát hiện.

Một đơn nhỏ nói cho bạn nhiều hơn mọi lời giới thiệu, và chi phí để thử thì nhỏ hơn nhiều so với việc chuyển cả danh mục rồi mới biết.

Câu hỏi thường gặp

Kiểm một nhà cung cấp trước khi đặt bằng cách nào?

Sáu thứ kiểm được ngay: thông tin pháp nhân có công khai không, bảng giá có ghi quy cách không, họ hỏi lại hay đoán khi danh sách mơ hồ, trả lời ra sao về hàng thiếu, chứng từ có khớp cách bạn làm sổ, và có người phụ trách cố định không.

Nên thử bằng một đơn lớn cỡ nào?

Nhỏ thôi, nhưng đủ loại tình huống: một món phổ thông, một món quy cách đặc thù, và một món bạn nghi là khó kiếm. Một đơn như vậy nói nhiều hơn mọi lời giới thiệu.

Có nên chuyển cả danh mục sang nơi mới một lúc không?

Không nên. Chuyển phần lớn trước và giữ nhóm quan trọng nhất ở chỗ cũ thêm một kỳ, để nếu bên mới có trục trặc thì thứ đang chạy tốt của bạn vẫn nguyên.

Cần ký hợp đồng trước khi đặt đơn đầu tiên không?

Không nhất thiết. Một email hoặc tin nhắn xác nhận quy cách, số lượng và giá là đủ cho đơn thử đầu tiên. Văn bản ghi rõ quy trình đặt chỉ cần thiết khi khối lượng đã đều đặn và bạn muốn có cơ sở dài hạn hơn.

Làm sao biết một nhà cung cấp có đáp ứng được nhóm hàng khó không?

Hỏi thử bằng chính nhóm hàng khó, không hỏi bằng nhóm phổ thông. Một mặt hàng cần làm theo yêu cầu như con dấu, hoặc một nhóm nhiều biến thể như bìa còng, sẽ lộ ra ngay cách họ hỏi lại — hay báo đại một mã gần giống.

Phần của Tíc Tắc, để bạn kiểm

Chúng tôi không đề nghị bạn tin, mà đề nghị bạn dùng đúng sáu mục trên để kiểm. Những gì tra được:

• Mã số thuế: 0309534529
• Văn phòng: 118 Đào Sư Tích, Nhà Bè, TP.HCM
• Điện thoại: 028 3781 6167
• Zalo: 0852 826 167 · 0852 826 167

Còn phần chỉ kiểm được bằng cách làm việc thật, bạn cứ bắt đầu bằng một đơn nhỏ. Muốn có bảng giá để so trước, xem báo giá văn phòng phẩm cho doanh nghiệp. Nếu bạn đang đánh giá cả một quan hệ dài hạn chứ không riêng một đơn hàng, phần nhà phân phối văn phòng phẩm khác cửa hàng ra sao sát hơn.