Kích thước phong bì và cách ghi phong bì gửi đi

Chọn bao thư cho văn phòng thường vướng nhất ở khâu kích thước phong bì. Cùng một tờ A4 nhưng gấp ba, gấp đôi hay để phẳng lại cần một cỡ khác nhau. Cửa sổ và kiểu dán mép thì tùy cách bạn gửi thư. Bài này gom lại các kích thước phong bì đang bán phổ biến, cách chọn kiểu dán mép và cửa sổ theo việc cần dùng, và cách ghi phong bì gửi đi cho đúng ngay từ lần đầu.

Kích thước phong bì và đựng vừa loại giấy gì

Trước khi chọn kiểu dán mép hay cửa sổ, bạn cần biết cỡ nào vừa với tờ giấy mình định gửi. Bảng dưới đây tóm theo đúng kích thước ghi trên tên hàng.

Chọn cỡ đúng bằng cách gấp thử tờ giấy trước rồi mới đối chiếu bảng trên. Tờ A4 gấp ba dài khoảng 21cm, nên cần cỡ 12×22cm; cỡ 12×18cm chỉ vừa khi tờ giấy được gấp tư.

Chuẩn phong bì DL, C4, C5, C6 nói lên điều gì

Ngành in ấn và văn phòng phẩm dùng chung một bộ chuẩn kích thước phong bì quốc tế theo ISO 269, với các mã quen thuộc như DL, C4, C5, C6. DL khoảng 110×220mm vừa tờ A4 gấp ba. C5 vừa tờ A4 gấp đôi, còn C4 vừa tờ A4 để phẳng. Đây là kiến thức chung để bạn tham khảo khi so kích thước giữa các nơi bán khác nhau. Khi so hàng giữa các nơi, bạn cứ đối chiếu bằng số đo cm ghi trên bao thư là chắc ăn nhất.

Chọn kiểu dán mép và cửa sổ theo cách dùng

Ngoài kích thước, kiểu dán mép cũng quyết định bạn dùng bao thư nhanh hay chậm. Nắp keo thấm nước phải dán ướt mép trước khi gấp lại. Nắp tự dính chỉ cần bóc lớp keo là dán liền, hợp khi cần đóng gói nhanh nhiều thư cùng lúc. Riêng bao thư gửi bưu điện có sẵn mép tự dính, không cần hồ dán. Bạn xem đủ các kiểu dán mép và cả bản có cửa sổ ở danh mục bao thư, sổ tập của Tíc Tắc.

Nếu tài liệu bên trong đã in sẵn địa chỉ người nhận, hãy chọn bao thư có cửa sổ để khỏi phải ghi lại địa chỉ một lần nữa lên mặt phong bì. Cửa sổ có cả bên trái lẫn bên phải, khổ 12×22cm, có sẵn keo dán mép. Một số mã còn ghi rõ định lượng giấy như 100gsm hoặc 120gsm ngay trên tên hàng, ví dụ bao thư cửa sổ trái 12×22 có keo 120gsm.

Bao thư khổ lớn in chữ "Hồ Sơ" để lưu chứng từ nội bộ

Đôi khi bạn chỉ cần đựng và lưu chứng từ trong công ty, không gửi đi đâu cả. Lúc đó khổ A4 và A3 in sẵn chữ "Hồ Sơ" tiện hơn bao thư gửi thư thông thường, vì chứa được cả xấp tài liệu chưa gấp — như bao thư A4 trắng có chữ Hồ Sơ. Xem thêm các khổ và màu trong danh mục bao thư, sổ tập.

Cách ghi phong bì gửi đi cho đúng

Ghi phong bì đúng cách giúp thư đến tay người nhận ngay lần đầu, không bị trả về hay giao nhầm. Các bước phổ thông khi ghi một phong bì gửi đi:

1. Ghi thông tin người gửi ở góc trên bên trái: tên, địa chỉ, số điện thoại liên hệ.
2. Ghi thông tin người nhận ở giữa hoặc bên phải phong bì: tên, địa chỉ chi tiết đến số nhà, và số điện thoại để đơn vị giao nhận liên hệ khi cần.
3. Ghi thêm mã bưu chính sau địa chỉ nếu bạn biết, giúp thư phân loại nhanh hơn ở khâu trung chuyển.
4. Dán tem hoặc dán nhãn vận chuyển ở góc trên bên phải, tránh dán đè lên phần địa chỉ.
5. Với bao thư có cửa sổ, kiểm tra tài liệu bên trong đặt đúng chiều để địa chỉ hiện rõ qua khung cửa sổ trước khi dán mép.

Mỗi đơn vị chuyển phát có thể có thêm yêu cầu riêng về cách trình bày. Bạn nên tham khảo hướng dẫn của đơn vị chuyển phát mình đang dùng, để chắc chắn phong bì được nhận đúng chuẩn.

Đặt bao thư theo danh sách của văn phòng

Văn phòng thường đặt bao thư chung một đơn với giấy in, sổ sách và các mặt hàng văn phòng phẩm khác cho gọn. Công ty bạn cần một đầu mối chuẩn bị theo danh sách như vậy? Dịch vụ cung cấp văn phòng phẩm cho doanh nghiệp của Tíc Tắc gom đủ các mặt hàng này vào cùng một lần đặt. Bạn liệt kê khổ bao thư, kiểu dán mép và số lượng đang cần. Gửi qua công cụ báo giá của Tíc Tắc để chúng tôi báo giá đúng nhu cầu.