Máy in bị kẹt giấy: nguyên nhân từ giấy và cách xử lý

Máy in bị kẹt giấy giữa lúc đang cần gấp là chuyện quen thuộc ở hầu hết văn phòng. Khá nhiều lần, nguyên nhân không nằm ở máy mà nằm ở chính tờ giấy đang nạp vào. Bài viết giúp bạn nhận ra những lỗi thường gặp từ khâu chọn và bảo quản giấy, cách gỡ kẹt an toàn, và thời điểm nên gọi kỹ thuật viên.

Vì sao giấy lại là thủ phạm thường gặp nhất

Trục cuốn trong máy in kéo giấy đi bằng ma sát giữa cao su và bề mặt giấy. Chỉ cần giấy hơi ẩm, hơi cong, hoặc hai tờ dính nhẹ vào nhau, độ ma sát đó lệch đi ngay. Máy sẽ nạp sai: nạp hai tờ một lúc, nạp lệch góc, hoặc kẹt ngay khe dẫn. Vì vậy trước khi nghĩ tới lỗi máy, bạn nên kiểm tra chính ream giấy đang dùng.

Giấy ẩm và giấy cong — hai lỗi quen mặt ở TP.HCM

Độ ẩm không khí ở TP.HCM khá cao quanh năm. Một ream giấy mở bao để cạnh cửa sổ hay gần cửa ra vào chỉ vài ngày là đủ hút ẩm ngược lại. Giấy ẩm mềm hơn, hai tờ dễ dính nhau, và trục nạp phải kéo nặng tay hơn bình thường. Đây là một nguyên nhân thường gặp của lỗi kẹt ngay đầu khay. Giấy để lâu trong môi trường không đều nhiệt độ cũng dễ cong mép, và một tờ cong đi vào khe dẫn thẳng rất dễ bị giữ lại giữa đường.

Giữ ream chưa dùng hết trong bao nylon gốc, gấp kín miệng bao sau mỗi lần lấy giấy.
Đặt ream nằm phẳng trên kệ, tránh dựng đứng hoặc chồng vật nặng lên trên làm lệch mép.
Tránh để giấy gần cửa sổ, gần điều hoà thổi trực tiếp, hoặc sát nền nhà ẩm.

Sai định lượng, giấy trộn lẫn và khay nạp quá đầy

Mỗi dòng máy in chỉ nạp tốt trong một khoảng định lượng (gsm) nhất định. Giấy quá mỏng dễ bị cuốn theo hai tờ; giấy quá dày có thể cần đi qua khay nạp thủ công thay vì khay chính. Bạn nên xem định lượng máy hỗ trợ trong sách hướng dẫn hoặc ngay trên khay giấy, thay vì đoán theo cảm giác cầm. Một lỗi khác ít ai để ý: đổ chung hai loại giấy khác lô, khác độ dày vào cùng một khay. Giấy không đồng nhất khiến trục nạp phải điều chỉnh lực kéo liên tục, và đó là lúc dễ kẹt nhất.

Với giấy in văn phòng, hai định lượng phổ biến nhất là 70gsm cho in ấn thông thường và 80gsm cho tài liệu cần cứng cáp hơn. Dùng đúng một định lượng cho mỗi khay. Đừng đổ lẫn hai ream còn dư của hai loại khác nhau.

Cách đổ giấy vào khay cũng ảnh hưởng không kém. Nhồi giấy vượt vạch giới hạn của khay là cách dễ làm tăng số lần kẹt, vì lực đè từ chồng giấy phía trên khiến trục khó tách từng tờ. Trước khi đổ một ream mới, bạn nên tơi nhẹ tập giấy bằng cách vỗ cạnh và xoè nhẹ theo hình quạt. Thao tác này tách những tờ đang dính tĩnh điện, giảm tình trạng nạp hai tờ một lúc. Cũng nên kiểm tra khay không còn mảnh giấy rách, ghim giấy quên tháo, hay góc giấy bị gấp từ lần in trước — đây là những thứ dễ mắc lại bên trong đường dẫn.

Cách gỡ kẹt giấy an toàn, từng bước

Khi máy báo kẹt giấy, bạn làm theo thứ tự dưới đây để tránh xé rách giấy bên trong hoặc làm hỏng linh kiện:

Tắt máy, hoặc làm theo hướng dẫn trên màn hình, trước khi mở bất kỳ nắp nào.
Mở đúng nắp hoặc khay mà máy đang báo. Vị trí này thường có ký hiệu riêng trên thân máy hoặc trong sách hướng dẫn.
Kéo tờ giấy nhẹ nhàng theo đúng chiều giấy đang di chuyển. Tránh giật ngược chiều vì dễ làm rách và để lại mảnh vụn bên trong.
Tránh chạm tay vào khu vực trục sấy (fuser) ngay sau khi máy vừa in, vì bộ phận này thường còn nóng.
Không dùng kẹp giấy, dao rọc hay vật kim loại để cạy. Những vật này dễ làm trầy trục cao su hoặc va chạm cảm biến bên trong.
Kiểm tra kỹ không còn mảnh giấy rách sót lại, rồi mới đóng nắp và bật máy lại.

Khi nào nên gọi kỹ thuật viên máy in

Nếu bạn đã gỡ đúng cách mà máy vẫn báo kẹt ở cùng một vị trí, hoặc nghe tiếng bánh răng khác lạ, hoặc trục cuốn nhìn đã mòn bóng, đó là dấu hiệu thuộc về phần cứng. Chuyện này không còn nằm ở giấy nữa. Tíc Tắc cung cấp giấy, mực và vật tư văn phòng, không sửa chữa máy in. Trường hợp này bạn nên liên hệ đơn vị bảo trì hoặc kỹ thuật viên của hãng máy để kiểm tra trục và cảm biến bên trong.

Mẹo nhỏ từ Tíc Tắc

Khi đổi sang một lô giấy mới hoặc một nhà cung cấp giấy khác, bạn nên in thử một tập nhỏ trước khi đổ cả ream vào khay chính. Cách này giúp bạn phát hiện sớm nếu lô giấy đó không hợp với máy, thay vì phát hiện giữa một đợt in hàng loạt. Nếu văn phòng đang chọn lại giấy in phù hợp cho từng nhu cầu, bạn có thể xem thêm cách chọn giấy photocopy cho doanh nghiệp.

Giấy in là khoản vật tư văn phòng dùng đều nhất mỗi tháng. Nếu muốn giấy, mực và các vật tư khác về theo lịch từ một đầu mối, bạn có thể xem cách Tíc Tắc cung cấp văn phòng phẩm cho doanh nghiệp.

Cho chúng tôi biết loại máy in và định lượng giấy bạn đang dùng, để chúng tôi tư vấn đúng loại giấy qua công cụ báo giá Tíc Tắc.