Sổ - Tập - Bao thư

Bao thư — chọn theo kiểu dán mép và có cửa sổ hay không

Bao thư ở đây có ba kiểu dán mép. Nắp keo thấm nước phải dán ướt. Nắp tự dính thì bóc lớp keo là dán liền. Loại thứ ba có cửa sổ, để lộ sẵn phần địa chỉ đã in trên tài liệu bên trong. Cửa sổ có cả bên trái lẫn bên phải, khổ 12x22, với nhiều định lượng giấy từ 80gsm tới 120gsm. Nếu gửi hóa đơn hay chứng từ đã in sẵn địa chỉ, bao thư cửa sổ giúp bạn khỏi ghi lại địa chỉ một lần nữa lên phong bì. Ngoài ra còn có khổ riêng cho thư gửi bưu điện, dán tự dính sẵn, không cần hồ.

Bao thư khổ lớn A3, A4, in sẵn chữ "Hồ Sơ" để lưu trữ nội bộ

Ngoài bao thư khổ nhỏ để gửi thư từ, ở đây còn có bao thư khổ A3 và A4, có bản vàng và bản trắng. Kích thước lớn hơn khổ thư thường nên vừa với một xấp tài liệu chưa gấp. Một số mã khổ A4 in sẵn chữ "Hồ Sơ" ngay trên mặt bao, dùng để đựng và lưu chứng từ nội bộ, không nhất thiết phải gửi đi đâu. Cần khổ vừa hơn thì có thêm bản A5, nhỏ gọn hơn A4 nhưng vẫn lớn hơn bao thư gửi thư thông thường ở trên.

Phong bì, bao thư, phong thư: cùng một loại hàng, chọn theo cỡ

Phong bì, bao thư, phong thư hay bì thư là các tên gọi của cùng một loại hàng, nên bạn tìm bằng tên nào cũng vào đúng nhóm này. Tờ A4 gấp ba dùng cỡ 12x22, gấp tư dùng cỡ 12x18, còn giấy để phẳng thì dùng khổ A4 hoặc A3. Bảng kích thước và cách ghi phong bì gửi đi nằm trong bài kích thước phong bì và bao thư.

Biểu mẫu kế toán in sẵn liên — chọn đúng số liên trước khi đặt

Phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho và biên nhận ở đây đều có bản in sẵn nhiều liên, từ 1 tới 3 liên một bộ. Số liên quyết định có bao nhiêu bản giữ lại cùng lúc khi viết một lần. Ví dụ 2 liên nghĩa là viết một lần ra được hai bản giống nhau cho hai nơi lưu. Mẹo nhỏ từ Tíc Tắc: trước khi đặt, bạn xác nhận đúng số liên khớp với quy trình đối soát đang dùng ở phòng kế toán. Đổi số liên giữa chừng sẽ làm lệch cách lưu giữa các bộ phận. Cùng nhóm này còn có sổ order 3 liên và biên nhận rời, dùng ở quầy hoặc bàn giao hàng, khác chỗ dùng với phiếu nội bộ ở trên. Ngoài phiếu thu chi thường gặp, còn có mẫu chuyên dùng khác như phiếu điều xe và phiếu hủy hàng, cũng in sẵn nhiều liên theo cùng cách. Nếu quy trình của bạn có đóng dấu lên phiếu, dấu ngày và dấu chữ nằm ở danh mục con dấu, khắc dấu.

Sổ kế toán theo mẫu, sổ lò xo và sổ tay — theo đúng việc cần ghi

Ngoài các phiếu rời, phòng kế toán còn cần loại sổ đóng thành quyển với cột mục in sẵn theo đúng nghiệp vụ ghi. Nhóm này gồm sổ nhật ký bán hàng, sổ nhật ký mua hàng, sổ quỹ tiền mặt và sổ theo dõi vật liệu, dụng cụ. Mỗi loại chỉ dùng cho đúng một việc ghi chép, không thay thế lẫn nhau được.

Sổ lò xo và sổ tay thì ngược lại, để trắng cho bạn ghi tự do theo nhu cầu riêng. Sổ lò xo ở đây có nhiều khổ, từ A4 xuống tới A7. Sổ mở phẳng được khi ghi, vì gáy lò xo không cản trang giấy áp sát mặt bàn. Ngoài sổ lò xo còn có sổ da nhiều khổ và sổ tay khổ nhỏ, hợp mang theo họp hoặc ghi chép cá nhân. Sổ da có nhiều màu để chọn. Bạn chọn khổ theo chỗ thường đặt sổ: A4 hoặc A5 để trên bàn, A6 hoặc A7 gọn hơn để mang theo. Xem đủ ở sổ tay.

Tập và vở — theo số trang

Chọn tập theo số trang cũng là cách tránh mua thiếu hoặc mua thừa cho một việc ghi chép cụ thể. Tập ở đây có hai mức phổ biến: 96 trang và 200 trang, kẻ ngang hoặc theo ô li. Tập mỏng dùng hết nhanh hơn nên hợp khi cần thay mới thường xuyên. Tập 200 trang giữ được lâu hơn cho một việc ghi chép kéo dài. Vở kẻ ngang ở đây theo kiểu chia 4 ly, cùng nhóm với dòng tập kẻ ô li và sổ ghi chép ở trên. Ngoài tập viết, còn có tập tô màu — trang giấy in sẵn hình để tô, khác hẳn công dụng với tập kẻ dòng dùng để viết chữ.

Chọn theo việc cần làm

Bảng dưới đây tóm gọn nên chọn nhóm nào theo từng việc cần làm.

Bạn liệt kê khổ, số liên và số lượng đang cần, gửi qua công cụ báo giá của Tíc Tắc để chúng tôi báo giá đúng nhu cầu. Cần thêm giấy in để đi kèm bộ hồ sơ? Xem thêm ở danh mục giấy in, giấy photo.