Con Dấu - Khắc Dấu

Dấu tròn công ty và dấu vuông — nhóm dùng cho việc đối ngoại

Đây là nhóm dấu gắn với con dấu pháp nhân: dấu tròn mang tên công ty, thường đóng lên hợp đồng, văn bản gửi đối tác, hồ sơ nộp cơ quan nhà nước. Đi cùng nhóm này là các mặt dấu hình vuông hoặc chữ nhật nhỏ hơn — dùng cho mã số thuế, số tài khoản, hoặc các thông tin cố định mà bộ phận kế toán phải đóng lặp lại trên nhiều loại chứng từ trong ngày.

Về cấu tạo, nhóm này thường đi theo hai kiểu thân dấu: dấu cán rời (khắc mặt dấu riêng, lắp vào cán gỗ hoặc cán nhựa, chấm mực bằng tampon) và dấu lật tự động tích hợp sẵn khay mực bên trong thân — bấm là ra dấu, không cần chấm tampon mỗi lần. Với tần suất đóng dấu vài chục lần một ngày như ở quầy tiếp nhận chứng từ, dấu lật tự động đỡ mất thời gian hơn hẳn dấu cán rời.

Dấu chức danh, dấu chữ ký — dùng để rút ngắn khâu duyệt nội bộ

Khác với dấu tròn, nhóm dấu chức danh và dấu chữ ký không thay thế chữ ký thật trên văn bản pháp lý — chúng phục vụ khâu duyệt lệnh nội bộ, đóng tên người phụ trách lên phiếu xuất kho, biên bản giao nhận, hoặc các mẫu tham chiếu mà việc ký tay từng tờ sẽ làm chậm cả quy trình. Trên hệ thống, nhóm này chủ yếu là các mẫu dấu lật dài (thân dài, mặt dấu nằm ngang) của Shiny và Trodat — ví dụ dòng S841, S836, S854, S855 hay các mã 842/843/844 dành riêng cho chữ ký.

Điểm bạn cần để ý khi chọn: số dòng chữ trên mặt dấu quyết định kích thước, không phải ngược lại. Một số mẫu trong dòng S853 được đặt tên ngay theo số dòng — S8531D (1 dòng), S8532D (2 dòng), S8533D (3 dòng), S8534D (4 dòng) — nên nếu bạn đã biết nội dung cần đóng gồm mấy dòng (chỉ tên, hay tên + chức danh, hay tên + chức danh + ngày), có thể chọn thẳng theo số dòng đó thay vì đoán kích thước.

Dấu ngày tháng và dấu số nhảy tự động — dùng trong nghiệp vụ chứng từ

Nhóm này phục vụ đúng một việc: xác nhận thời điểm hoặc số thứ tự trên chứng từ, không cần khắc riêng theo tên công ty nên đặt hàng nhanh hơn nhóm dấu tùy chỉnh. Có hai kiểu chính:

• Dấu ngày tháng năm — con lăn ngày/tháng/năm xoay tay hoặc dạng dấu PET đóng dấu "NGÀY NHẬN", "ĐÃ THANH TOÁN" kèm ngày, hay dùng ở quầy kế toán, thủ kho, bộ phận nhận công văn.
• Dấu số nhảy tự động — mỗi lần đóng, số tự tăng thêm một đơn vị, dùng để đánh số thứ tự phiếu, biên lai, vé — ví dụ các dòng dấu 6 số, 8 số, 9 số của Deli và Shiny hiện có trên hệ thống.

Cả hai loại đều nên xác định trước khổ chữ số (thường tính theo mm chiều cao số) vì khổ số càng lớn thì càng cần diện tích mặt dấu lớn hơn, ảnh hưởng tới việc dấu có đóng vừa ô trên biểu mẫu in sẵn hay không.

Chọn kích thước mặt dấu theo nội dung — bảng tra nhanh

Một mẹo nhỏ trước khi tra bảng: có dòng dấu tự đặt tên theo số dòng chữ chứ không theo kích thước, ví dụ dòng S853 có bản 1 dòng, 2 dòng, 3 dòng, 4 dòng và bản chữ ký. Nếu bạn biết nội dung cần khắc dài mấy dòng thì chọn theo cách đặt tên đó nhanh hơn là đo mặt dấu. Cột bên phải trong bảng dưới là ước lượng theo kích thước để bạn hình dung, không phải quy định của nhà sản xuất.

Bảng dưới liệt kê kích thước mặt dấu thực tế của một số mã dấu Shiny đang có trên hệ thống, để bạn hình dung khổ nào vừa với bao nhiêu dòng chữ trước khi đặt khắc:

Cách đọc nhanh: mặt dấu càng cao thì càng chứa được nhiều dòng, mặt dấu càng dài thì càng phù hợp với nội dung viết theo hàng ngang (ví dụ tên công ty + số điện thoại trên cùng một dòng). Nếu bạn chưa chắc nội dung của mình cần khổ nào, cứ liệt kê đúng số dòng và độ dài dòng dài nhất — nhân viên khắc dấu sẽ đối chiếu ra kích thước phù hợp trước khi lên khuôn.

Mực dấu và tampon — phần hay bị quên khi đặt lần đầu

Con dấu khắc một lần dùng được lâu, nhưng nét dấu rõ hay mờ phụ thuộc hoàn toàn vào mực và tampon (khay thấm mực) đi kèm — đây là phần hao mòn theo thời gian sử dụng, không phải mua một lần là xong. Trên hệ thống có sẵn mực dấu Shiny các màu đen, đỏ, xanh, tím, xanh lá (dung tích phổ biến 10ml và 28ml tùy nhu cầu dùng ít hay dùng nhiều), cùng tampon rời cho từng dòng dấu lật (ví dụ tampon S853, S852, R538, T314 khớp đúng với thân dấu tương ứng).

Với dấu lật tự động, khi thấy nét đóng ra bị nhạt dần, thường chỉ cần châm thêm mực vào tampon có sẵn bên trong — không cần thay cả bộ. Với dấu cán rời, tampon là phần tiếp xúc trực tiếp với mặt dấu nên mòn nhanh hơn và cần thay định kỳ để nét không bị lem. Nếu bộ phận của bạn đóng dấu hằng ngày với tần suất cao, nên tính sẵn một lọ mực dự phòng cùng đợt đặt hàng đầu, tránh tình trạng phải đặt gấp một mã hàng nhỏ giữa chừng công việc.

Mẹo nhỏ từ Tíc Tắc: khi đặt hàng, ghi rõ mã dấu (ví dụ S853, R538, T314…) thay vì chỉ ghi "mực dấu" hay "tampon" chung chung — mỗi dòng dấu lật khớp với đúng một cỡ tampon, đặt sai cỡ sẽ không lắp vừa vào thân dấu đang dùng.

Dấu cán rời hay dấu lật tự động — chọn theo tần suất dùng

Hai kiểu cấu tạo này phục vụ cùng một việc nhưng khác nhau ở thao tác:

• Dấu cán rời (mặt dấu tách rời, lắp vào cán gỗ hoặc cán nhựa Trodat) — chi phí khắc mặt dấu thấp hơn, và khi cần đổi nội dung chỉ phải thay mặt dấu, giữ nguyên cán. Phù hợp khi bạn dùng không thường xuyên hoặc cần nhiều mặt dấu thay đổi luân phiên trên cùng một cán.
• Dấu lật tự động (Trodat 4924, Shiny S8xx…) — khay mực tích hợp sẵn trong thân, bấm một lần là có dấu rõ, không cần chấm tampon riêng. Phù hợp với vị trí đóng dấu liên tục — quầy tiếp nhận hồ sơ, bộ phận xuất kho, kế toán thanh toán.

Đọc thêm trước khi đặt con dấu

Tám bài dưới đây trả lời những câu hay vướng nhất khi công ty đặt dấu lần đầu hoặc thay đợt dấu cũ:

• Nên chọn con dấu Shiny hay Trodat — so hai hãng phổ biến nhất theo cơ cấu và độ bền.
• Mực dấu và tampon thay thế: chọn và dùng đúng cách — phần hay bị quên khi đặt lần đầu.
• Khắc dấu tên và dấu chức danh cho công ty — nội dung nên khắc gì, dài bao nhiêu dòng.
• Con dấu tròn công ty và quy định pháp lý — thứ cần nắm trước khi khắc dấu pháp nhân.
• Dấu ngày và dấu nhảy số cho kế toán, kho vận — hai loại dùng trong nghiệp vụ chứng từ.
• Con dấu doanh nghiệp: các loại và quy trình đặt khắc.
• Cách bảo quản con dấu bền lâu, luôn sắc nét.
• Dịch vụ con dấu và khắc dấu cho doanh nghiệp TP.HCM.

Gửi danh sách mẫu dấu cần khắc

Nếu bạn đã biết công ty cần khắc mấy loại dấu, mỗi loại bao nhiêu dòng chữ và nội dung cụ thể là gì, bạn có thể gửi danh sách đó để nhận báo giá theo đúng số lượng và mẫu dấu mình cần. Không cần tự tra hết bảng kích thước ở trên trước khi hỏi — phần đối chiếu khổ dấu với nội dung là việc Tíc Tắc làm cùng bạn khi lên đơn.

Đặt dấu cho một phòng ban mới thường đi kèm vài nhóm hàng khác: giấy bổ trợ và tem nhãn để dán nhận diện hồ sơ, dụng cụ văn phòng cho bàn làm việc, và kệ hồ sơ, đồ dùng để bàn để xếp chứng từ đã đóng dấu. Gộp chung một đơn thì bạn nhận một hoá đơn và một lần giao.

Nếu bạn đang cân nhắc hãng nào cho các nhóm hàng khác trong cùng đơn, bài Top 10 thương hiệu văn phòng phẩm tại Việt Nam xếp theo nhóm hàng mỗi hãng làm mạnh.