Giấy in - Giấy photo

Chọn định lượng theo việc in — 70gsm, 80gsm hay dày hơn

Định lượng, tính bằng gsm, là thứ cần chốt trước tiên. Chốt xong mới tính đến khổ giấy hay nhãn hàng. Giấy in A4 70gsm mỏng và nhẹ. Loại này phù hợp in nháp, in nội bộ hoặc photocopy số lượng lớn khi tài liệu không cần lưu lâu. Từ 80gsm trở lên, tờ giấy dày và cứng tay hơn. Định lượng này hạn chế nhìn xuyên trang khi in hai mặt, nên nhiều doanh nghiệp chọn cho văn bản trình ký, hợp đồng hay tài liệu gửi ra ngoài công ty. Cần bìa hồ sơ hay tài liệu cứng cáp hơn nữa thì có mức 100gsm đến 120gsm.

Bạn có thể xem thêm bài cách chọn giấy photocopy, nếu cần đối chiếu thêm về độ trắng và các thông số khác ngoài định lượng.

Khổ giấy A4, A3, A5 — mỗi khổ gánh một phần việc khác nhau

A4 gánh phần lớn nhu cầu in ấn hằng ngày ở văn phòng, từ công văn đến báo cáo nội bộ. Đây cũng là khổ được đặt hàng thường xuyên nhất. A3 dành cho bản vẽ kỹ thuật, bảng biểu hay sơ đồ cần trải rộng hơn một trang A4. A5 thì ngược lại. Khổ này nhỏ gọn hơn, hợp với phiếu thu chi, biên nhận hay các mẫu ghi chú không cần khổ giấy đầy đủ. Ba khổ này thường được đặt cùng lúc trong một đơn hàng văn phòng. Tỷ lệ giữa các khổ chỉ khác nhau tuỳ bộ phận nào dùng nhiều giấy hơn.

Mua theo ram hay theo thùng — cách lập dự trù giấy hằng tháng

Đặt lẻ theo ram phù hợp khi văn phòng dùng ít, hoặc chưa quen định lượng nào. Đặt theo thùng giấy A4 tiện hơn cho văn phòng dùng đều đặn mỗi tháng, vì đỡ phải đặt lại nhiều lần. Bạn chưa rõ một ream là bao nhiêu tờ, hay một thùng gồm mấy ream? Bài 1 ream giấy bằng bao nhiêu tờ đã giải thích đầy đủ các đơn vị này.

Lập dự trù hằng tháng mà không phải áng chừng, cách làm thực tế nhất là xem lại bộ đếm trang trên chính máy in hoặc máy photocopy. Nhiều máy đời mới lưu được số trang đã in trong một khoảng thời gian. Lấy số trang trung bình mỗi tháng, chia cho 500 (số tờ trong một ream), sẽ ra số ream cần đặt. Sau đó cộng thêm một khoản dự phòng cho tháng cao điểm, như cuối quý hay mùa quyết toán. Cách này sát thực tế hơn ước lượng theo cảm tính. Nó cũng giúp bộ phận mua hàng chốt số lượng nhanh khi hỏi báo giá. Một sản phẩm hay được đặt theo cách này là giấy trắng A4 70gsm, dùng cho in nội bộ số lượng lớn.

Giấy in màu và giấy bìa cho từng việc riêng

Ngoài giấy trắng thông thường, danh mục này còn có giấy in màu với nhiều màu khác nhau. Một xấp giấy màu xen giữa chồng hồ sơ giúp người tìm nhận ra ngay tập nào cần lấy, không phải lật từng trang để đọc tiêu đề. Cần độ cứng hơn hẳn giấy in thường, như bìa hồ sơ hay trang lót đầu tập tài liệu, bạn có thể chọn giấy trắng A4 120gsm thay vì giấy 80gsm thông thường. Ngoài giấy in văn phòng phổ thông, danh mục còn có giấy in ảnh, giấy in liên tục cho máy in kim và giấy cảm nhiệt cho máy in bill. Mỗi loại chỉ dùng cho đúng kiểu máy của nó, lắp nhầm sang máy khác sẽ không in được. Bài các loại giấy in trong văn phòng liệt kê đầy đủ cả sáu nhóm giấy này, nếu bạn cần đối chiếu trước khi chọn.

Danh mục gồm nhiều nhãn giấy khác nhau, trong đó có Excel, Idea và Double A.

Bảo quản giấy đúng cách để tránh kẹt máy in

Độ ẩm là một nguyên nhân kẹt giấy thường gặp. Giấy để nơi ẩm sẽ cong nhẹ ở mép, và chỉ cần cong nhẹ cũng đủ làm máy nạp lệch tờ. Ream nào chưa dùng đến, hãy cứ để nguyên trong lớp bọc của nhà sản xuất, đừng bóc sẵn rồi để hở. Với thùng giấy dự trữ cho cả tháng, kê thùng cách mặt sàn một khoảng, tránh đặt sát tường ngoài hay gần cửa kính có nắng chiếu vào — giấy phơi nắng lâu ngày sẽ ngả màu, nhất là những loại giấy trắng dùng cho tài liệu đối ngoại.

Bạn đang cần lập danh sách giấy cho nhiều bộ phận, hoặc chưa chắc nên chọn định lượng nào cho từng việc? Gửi danh sách sang Tíc Tắc, chúng tôi đối chiếu và báo giá lại theo đúng khổ, định lượng và số lượng bạn cần. Văn phòng của bạn đặt nhiều nhóm văn phòng phẩm cùng lúc chứ không riêng giấy? Trang cung cấp văn phòng phẩm cho doanh nghiệp của Tíc Tắc nói rõ cách đặt hàng định kỳ cho cả văn phòng.